OnTime for Microsoft Mobile クライアントマニュアル

for Microsoft(Ver.5.4.*-) Mobile クライアント マニュアル OnTime Group Calendar Direct Shop 2023/09/30

目次 1. OnTime Mobile クライアント について p.3 2. 初回の起動方法 1. 初回起動時のログイン画面 2. 初回ログイン後の画面 p.5 p.6 p.8 3. OnTime Mobile クライアント 画面構成 p.10 4. 基本的な操作方法 1. 予定内容の確認 2. プロファイル画面 3. 表示グループ(一覧)の切替方法 4. ユーザーの検索 5. サブメニューと日付ピッカー p.12 p.13 p.14 p.17 p.19 p.20 5. 各種作成方法 1. 予定や会議の作成 2. 共有席の予約の作成 3. 申請の作成 4. 申請の詳細や履歴を確認 p.24 p.25 p.27 p.28 p.29 6. Microsoft Teams モバイルアプリでの利用 1. Microsoft Teams内チャネルのタブから開く 2. Microsoft Teamsのレールアプリから開く p.30 p.32 p.33 7. 日程調整オプション(有料)モバイル画面 ( 詳細は別紙 「日程調整オプション設定及び操作マニュアル」 を参照してください ) p.34 2

1.OnTime Mobile クライアント に ついて 3

1. OnTime Mobile クライアント について OnTime Mobile クライアントは スマートフォンやタブレットで 操作し易いインターフェイスを 備えたOnTimeオプションです。 OnTime Mobileオプションが ご利用可能であれば 通常接続しているURLの 最後に「/mobile」を付与 して接続するだけです。 実際のURLは管理者に ご確認下さい。 <例> http(s)://ontime.demo.com/ontimegcms/desktop ↓ http(s)://ontime.demo.com/ontimegcms/mobile スマートフォンやタブレットで 接続すると右図のような ログイン画面を表示します。 上下にスワイプで メンバー移動。 左右にスワイプで 日付の移動。 4

2.初回起動方法 5

2.1 起動時のログイン画面(シングルサインオンの例) ブラウザでOnTimeモバイル接続用URLに接続します。 ( https://<ホスト名>/ontimegcms/mobile ) 組織で決められたMicrosoft365へのログイン認証を行うと、OnTimeにログインできます。 6

2.1 起動時のログイン画面(マジックリンク[メール認証]の例) 別タブや アプリ等で メールに ログイン。 本人認証 確認メール のURLリンク をタップ。 メールアドレスを入力し 「ログイン認証用リンクの送信」を押します。 OnTimeアクティベーションの画面はそのまま何もせず、リンクを開いた後で最初のOnTime アクティベーションの画面に戻り、リロードボタンを押すとログインが完了します。 7

2.2 初回ログイン後の画面 マイチームに登録したメンバーを表示します。後述のサブメニューの設定 画面から起動時に表示させるグループを変更できます。 初回ログインが完了すると、マイチームの設定画面が開きます。 ※マイチームはモバイル専用の簡易的な表示グループです。 8

(参考)iOSはホーム画面に追加すると全画面で利用可能 Safariで表示した後、開いているページをホーム画面に追加し て下さい。他のアプリと同様にホーム画面に追加されます。 9 ホーム画面から起動すると、ヘッダー・フッターが 表示されないので画面を有効に使えます。

3.OnTime Mobile クライアント 画面構成 10

3. OnTime Mobile クライアント 画面構成 《 ハンバーガーメニュー 》 サブメニュー画面が開きます 《 カレンダーアイコン 》 日付ピッカーが開きます 《 各ユーザーアイコン 》 ユーザー毎のプロファイル 画面が開きます 画面右上の選択アイコンがつ いている状態であれば、ユー ザーを選択できます 《 選択アイコン 》 有効にするとユーザーの選択 モードになり、ユーザーアイコ ンのタップで複数のユーザーを 選択することができます 《 ビューアイコン 》 それぞれ、ホーム画面/ 日程調整画面/申請画面/ 検索画面に切り替わります 有効にしていなくても、自分以 外のユーザーアイコンの長押し でユーザーの選択モードになり ます 《 ＋ボタンから各種アクション 》 「イベント作成」 「日程調整作成」 「共有席予約作成」 「メール作成」 用のアクションが表示されます ※日程調整は有償オプション 11 《 グループ名表示 》 現在の表示グループ名 を表示します グループ名をタップす ると 「マイチーム」 「マイグループ」 「共有グループ」 「公開グループ」 のそれぞれから表示し たいグループ名を選択 できます マイグループではグ ループ内メンバーの編 集もできます

4.基本的な操作方法 12

4.1 予定内容の確認 更に 予定を タップ すると.... 上下スク ロールで メンバーを、 左右に スワイプ で表示する 日付を移動 できます。 権限があれば、予定件名まで表示されます。 タップすると予定がリスト表示されます。 13 権限によって確認できる内容が変化します。 その人の代理権限があれば、そのまま編集もできます。

4.2 プロファイル画面１－アドレス帳を表示 電話、SMS、 メールを発信 することもで きます。 顔アイコンをタップすると、ユーザーの プロファイル画面が開きます。 ※マイチームに追加しても表示内容は 別途権限設定で管理されています。 14 他メンバーでは、 プロファイル 画面の最下行に マイチームに 追加・削除できる トグルスイッチが 表示されます。

4.2 プロファイル画面２－個人カレンダー表示 プロファイル 画面が開けば、 左右へのスワ イプでも移動 できます。 画面の操作 方法はその他 の画面と同じ です。 プロファイル画面では個人カレンダーを表示できます。 「月」を押すと月単位、「日」を押すと日単位での個人カレンダーを表示します。 15

4.2 プロファイル画面３－画像を拡大表示 プロファイル 画面の画像を タップすると 拡大画像が表 示されます。 プロファイル画面の画像をタップすると、拡大画像が表示されます。複数枚登録されている場合は、縦に並んで複数枚表示されます。 画面右下の＋ボタンを押すと、開いたプロファイルに応じて各種予約作成画面が表示されます。 16

4.3 表示グループ(一覧)の切替方法１－グループの選択 画面上部に現在表示されている表示グループが表示されます。 タップすると表示グループを変更できます。 グループはPC用OnTime Desktop クライアントで表示されるグループリストが表示されます。 マイチーム・マイグループ・共有グループ・公開グループ です。 17

4.3 表示グループ(一覧)の切替方法２－マイグループ編集 検索欄で 検索して ＋で追加 できます。 マイグループはDesktop版と共通の、ユーザーそれぞれで作成できるグ ループです。マイグループを選択すると一覧が表示されます。 現在のメンバーが表示されます。 － でグループから削除できます。 18 文字を入力すると、名前やメールアドレスに部分 一致するリストが表示されます。

4.4 ユーザーの検索 「検索」を押すと検索画面が開きます。 検索したい文字列を入力します。 19 名前やメールアドレスに部分一致するユーザー のリストが表示されます。

4.5 サブメニューと日付ピッカー 画面左上の ハンバーガー メニューを 押すと サブメニュー が開きます。 画面右上の カレンダー アイコンを 押すと日付 ピッカーが 開きます。 移動する日付を 選択できるだけで なく、各日の予定 の状況も小さく 表示されています。 表示したい日付を選択できます。 20

4.5 サブメニュー－会議室の予約 歩きながら思い 立った時に、 右手親指だけで 空いてる会議室 を単体予約でき ます。 「会議室の予約」を押すと 会議室の予約画面が開きます。 所要時間、サイト、人数を指定して検索をすると “予約権限のある”、“今使える”会議室一覧が表示されます。 21 会議室の右の＋を押してそのまま会議室単体予 約が可能です。

4.5 サブメニュー－凡例 各凡例はOnTime管理者が事前に登録しておく必要があります。 「凡例」を押すとOnTime管理者によって設定された凡例の一覧が表示されます。 22

4.5 サブメニュー－設定 • 使用言語： 使用言語を選択できます • 表示形式： 日時の表示形式を選択できます 日本語では週表示の開始を日曜か月曜で選択できます • 起動時のグループ： 起動時に表示するグループを「マイチーム」や 「最後に開いていたグループ」「マイグループの一覧」から 選択できます • 表示時間： OnTime Mobileクライアントのメイン画面で表示する 時間帯を設定できます • 日数 - タテ： 縦画面表示の際の表示日数を設定できます • 日数 - ヨコ： 横画面表示の際の表示日数を設定できます 設定変更後は画面下の「完了」ボタンで保存できます。 「設定」を押すと使用言語、表示形式、起動時のグループ、表示時間、 縦画面横画面それぞれの表示日数の設定画面が開きます。 23

5.各種作成方法 24

5.1 予定や会議の作成１ 最後に右下の ＋をタップ。 「選択モード」で は予定の他、 日程調整、共有席、 メールのアイコン も表示されます。 アイコンはタップ するとそれぞれ対 応の画面が開きま す。 「選択モード」 になれば、 以後の選択は タップだけ。 画面下の＋を押して「予定(イベント)」を 選択すると作成画面が開きます。 会議作成の場合 は画面下の＋を タップ。 画面右上のチェックマークをタップ、もしくはメンバーのアイコンを長押しすると 「選択モード」になり、選択したユーザーアイコンの右下に緑チェックがつきます。 25 作成画面が表示されます。

5.1 予定や会議の作成２ 「出席可能時間の検索」ボタンを押すと タイムスロット一覧が表示されます。 選択済メンバー全員が出席可能な時間が タイムスロットで表示され、選択することができます。 26 Teams会議をOnにするなど必要項目を入力して、 最後に右上の作成ボタンで完了。

5.2 共有席の予約の作成 件名は前回の 共有席予約時の 件名が自動で入 力されるので、 保存ボタンを押 すだけで完了し ます。 ＋ボタンから「共有席」を押すと 共有席の検索画面が開きます。 開始/終了時間、その他情報を指定して検索をすると“今使える”共有席の一覧が表示されます。 表示された共有席の右の＋を押してそのまま会議室単体予約が可能です。 27

5.3 申請の作成 申請画面で＋を押せば、 不在申請の作成画面が開きます。 カテゴリ、件名、承認者を選択、その他の各項 目を設定すると保存ボタンが有効になります。 28 保存ボタンで申請完了です。

5.4 申請の詳細や履歴を確認 申請画面で選択すると、 その申請の詳細画面が開きます。 さらに履歴を選択すると各アクション 実行時の詳細が表示されます。 画面右上のリストボタンを押すと 履歴の一覧が表示されます。 29

6.Microsoft Teams モバイルアプリ での利用 30

6. Microsoft Teams モバイルアプリでの利用 • チャネル 内のタブ から Teamsの レール アプリ から 31 OnTime Group Calendar for Microsoft ではMicrosoft Teamsのモバイルアプリ から利用することも可能です。 ※予めOnTime管理者がTeamsアプリと してOnTimeをアプリ登録しておく必要が あります。 また、各チームの管理者がチャネル内の タブにOnTimeアプリを登録しておくか、 ユーザー毎にレールアプリとして登録し ておく必要があります。 登録方法は管理者にお問合せください。

6.1 Microsoft Teams内チャネルのタブから開く Teamsアプリの各チーム内のチャネルの タブからOnTimeを開くことができます。 「その他」タブを開きます。 チーム管理者によってOnTimeが登録されて いれば、OnTimeを起動できます。 32 デフォルトでチームのメンバーの予定 が表示。グループの変更も可能です。

6.2 Microsoft Teams内レールアプリから開く Teamsアプリ内のレールアプリから OnTimeを開くことができます。 例えば、個人プロファイル画面を開いて アドレス帳として利用できます。 Teamsの他のレールアプリが表示されたまま OnTimeを利用できます。 33 月単位や日単位のスケジュール表 示にも切り替え可能です。

7.日程調整オプション（有料） モバイル画面 34

日程調整オプションについては別マニュアルです 35 • OnTime Group Calendarの日程調整オプ ションもモバイルに対応しています。 • 日程調整オプションとは会議を開催する前 に外部ユーザーを含む参加予定者に希望日 時を投票してもらうことができる機能です。 • 本オプションは外部ユーザーも対応可能で すので日程調整の回答用URLリンクは、 モバイルオプションをお持ちでなくてもス マートフォンに対応しています。 • 使い方については別紙「OnTime for Microsoft 日程調整オプション設定及び操 作マニュアル」に包含しています。使い方 については以下のリンクより上記マニュア ルをご参照ください。 https://ontimesuite.jp/forms/download s/#gc-manual • 画面右は提案された候補日時から希望する 日程にチェックを付けて回答する画面です。

• https://ontimesuite.jp/forms/download

7. 日程調整オプション－日程調整の作成１ 相談先選択 画面 日程調整作成 画面 相談先を先に選択す ればメインビューか らも作成可能 日程調整画面で＋を押せば、日程調整作成画面へ。メインビューで 相談先を複数選択後、＋ボタンから日程調整の作成もできます。 件名、説明、ロケーション等を 入力し、相談先を選択します。 36 相談先選択画面が表示されます。外部のインターネットメール アドレスを入力して＋ボタンで外部ユーザーも追加できます。

7. 日程調整オプション－日程調整の作成２ 2.日程選択が終 わったらOKボ タンで日程選択 完了。 日程選択完了後 は内容を確認し て送信。 相談日程 選択画面 1.候補日時を選 択して「作成」 ボタンで日程追 加。 相談先選択後は相談日程を選択します。 選択された相談先のユーザー全員が空いている箇所が緑色で 表示されるので、空いている時間を簡単に選択できます。 37 他の必要な項目を入力、選択して送信 すれば日程調整の作成が完了します。

7. 日程調整のその他の機能の簡単な機能紹介 38 • 日程の相談をされた場合、相談者からURLリンク付きのメールが届 きます。 • メール内のURLリンクをタップすることで前ページの様な、対象と なる日程調整の回答画面を開くことができます。 • 日程調整の回答画面の右上の吹き出しアイコンをタップすると回答 状況や変更内容、各参加者からの発言がチャット画面として表示さ れます。 • 参加/不参加だけでなく微妙なニュアンスの会話のやりとりを確認 することが可能で、もちろんこちらから発言も可能です。