「サイトからお客様に打合せを予約してもらう機能」Dominoのライセンスがあれば誰でも使えるOnTime 日程予約機能のご案内
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July 14, 23
スライド概要
URLからお客様に直接予約をしてもらう機能
エステ、ヘアサロン、病院の予約でもみんな使ってるでしょ。 あの機能。
社内でも上司が部下からの数々の相談、１on１やメンターへの面談、会議同席以来、商談相談などの申込に使えたりします。
OnTimeでは「日程予約」機能と呼ぶことにしました。
本資料では使い方のイメージをつかんでいただきやすいように構成しています。
【公式】 OnTime Group Calendar for Microsoft ページ https://ontimesuite.jp/forms/ 【公式】 OnTime Group Calendar for HCL Domino ページ https://ontimesuite.jp/fordomino/ 高速グループスケジュールの OnTime Group Calendar for Microsoft / for Domino の日本総代理店をしています。 CEO at AXCEL corporation that the agency of OnTime Group Calendar in Japan.
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「サイトからお客様に打合せを予約してもらう機能」 Dominoのライセンスがあれば誰でも使える OnTime 日程予約機能のご案内 OnTime Group Calendar Direct Shop 2023/07/13
URLからお客様に直接予約をしてもらう機能 • エステ、ヘアサロン、病院の予約でもみんな使ってるでしょ。 あの機能。 • 社内でも上司が部下からの数々の相談、１on１やメンターへの 面談、会議同席以来、商談相談などの申込に使えたりします。 • OnTimeでは「日程予約」機能と呼ぶことにしました。 2
環境の準備 • OnTime for Domino Ver.11.x.x をインストールしてください。 • OnTimeが正常稼働して いればご利用いただけます。 • 設定箇所は設定DBの GlobalSetting文書の “Find Time”のタブ内だけ。 • 概論的には使用できる人 を指定するぐらいです。 • 詳細はマニュアルを参照。 3
日程予約の受付準備 打合せ種類とは？ 打合せ種類の 作成 日程予約の 作成 作成する日程予約用に使い回せます。 項目は名前、時間、説明の三項目のみ。 例えば社外 デモ(1hour) 、デモ(2hour) 、 サポート(1hour) などなど 社内向だと 会議同席(1hour)、会議同席(2hour) 、 商談相談(1hour) 、個人面談(1hour)、 メンター面談(1hour) などなど 日程予約とは？ 打合せ種類とその内容だったら受け付ける事が出 来る時間帯などをの設定 例えば社外 火水木の10-16時 社内商談関連 平日の9-18時 社内面談関連 平日の12時と17時以降 あとは外部向けリンクや社内プロファイルなどで紹介 4
日程予約の受付準備 日程予約作成 先ほどの打合せ種類を複数選択できる この日程予約について開放する日時を選択 業務時間はOnTimeの会議出席可能時間のこと カスタムは次ページ参照 この日程予約で複数の予約を受け付ける際に 前後にアイドル時間を設けることが出来ます 自動で予約を確定するか、確認してから確定 するかを指定します 1つめの予約申込の確定後も、継続して利用 するかクローズするかを設定できます 予約申込確定時にオンライン会議を設定する 場合、予め登録しておけます 5
日程予約の受付準備 予約可能時間の設定 開放する日時を自 由にコントロール 出来ます 6
日程予約の受付準備 予約作成後にURLをコピー https://findtime.axcel.co.jp/ontime/client.nsf/findtime?s=7780e454-dcd5-4d05-9dbe-5385078a6342&open 7
日程予約申込から受付完了までの流れ 外部向けリンクや社内プロファイルなどで紹介 日程予約の 申込 日程予約の申込とは？ 打合せ種類を選択したら、予約可能空き時間帯が表示されて選べる 最後は自分の名前、連絡先、陪席者を記入して申し込み 受付処理 メール通知とOnTime画面で予約申込が確認できます。 自動設定にしていれば自動で会議作成 手動設定であれば、内容を確認の上で承諾と会議作成 会議通知 通常の会議招待と同じ形式でメールが送信されます オンライン会議の場合はもちろんセッティングして送信します 8
日程予約申込の流れ 9
日程予約が申し込まれると、、、、 • OnTimeに表示 • メールで通知 • どちらからでも 対応できます 10
今回は手動で了承/却下を判断します 予約設定時に設定したオンライン会議が反映 11
打合せ種類見本 社外 打合せ種類 時間 説明 想定される時間帯 デモ商品説明(１時間) １時間 オンラインによるデモを含め た商品説明 毎日１０－１８時 デモ商品説明(２時間) ２時間 オンラインによるデモを含め た商品説明 毎日１０－１８時 ヘルプデスクサポート (１時間) １時間 契約に基づいたサポート 平日１０－１６時 ヘルプデスクサポート (２時間) ２時間 契約に基づいたサポート 平日１０－１６時 12
打合せ種類見本 社内 打合せ種類 時間 説明 想定される時間帯 商談相談 １時間 営業的な相談 平日０９－１８時 人事面談(1on1含む) １時間 人事関連や日々の業務 毎日１２時と１７－２２時 社外会議同伴(１時間) １時間 お客様との会議同席 勤務時間 社外会議同伴(２時間) ２時間 お客様との会議同席 勤務時間 13
各ライセンスで利用できる機能比較 機能 フリーミアム版レベル2 製品版(プレミアム版) 日程調整オプション ユーザー毎に作成 できる日程予約数 １ ３ 無制限 日程予約の有効期限 最大15日間 自由な期間設定と 最大365日間隔の繰返し ← 予約可能時間設定 24時間、勤務時間の2種 24時間、勤務時間の2種 左記と更にリンク毎に カスタム設定も可能 予約受付時の会議作成 手動で了承して そのまま会議招待送信 手動で了承して そのまま会議招待送信 左記と会議招待まで 自動処理の2種 カスタムヘッダー 無し 無し グループやユーザー毎 独自ヘッダー可能 オンライン会議設定 可能 可能 可能 14
日程予約と日程調整？ • 「日程予約」は、自分の空き時間を予約可能時間と して公開し、他の人から打合せの予約を入れてもらう 機能です。 • 「日程調整」との主な違いは以下の通りです。 日程調整 • 複数の参加者が候補日時から希望を投票 • 開催者が投票結果から日時を決めて会議招待 • 「日程調整」オプションの導入が必須 日程予約 • 一人の参加者が希望日時を直接指定 • 公開した人が了承して日時を確定して会議招待 • 「日程調整」オプションなしで一部機能が利用可能 • 日程予約を社外ユーザーなど外部環境からも利用す る場合は、Mobileや日程調整と同じくOnTimeのク ライアント用データベース（Client.nsf） を 外部から 接続可能な場所にも配置してください。 15
Dominoの有効ライセンスを持ってれば使える！ • 期間限定プロモーションについて HCL Notes/Domino 14.0.1 のリリースまでの間 (2024年半ば見込み) に限り、 以下の条件を満たすお客様も OnTime for Domino フリーミアム版を利用できま す。14.0.1 のリリースまでに ライセンス契約を CCB へ移行することでその後も継続 して利用できます。 • 日本国内でのご契約のお客様 • 以下の、メール機能の利用が可能なユーザー単位ライセンス、サブスクリプションで有効な保 守契約をお持ちのお客様 • • • • CCB (Complete Collaboration Bundle) Domino Enterprise Client Access License (CAL) Domino Messaging Express または Collaboration Express HCL COMPLETE ENTERPRISE OPTION (CEO) COMMUNICATIONS • https://support.hcltechsw.com/csm?id=kb_article&sysparm_article=KB0103142 16