OnTime for Domino 管理者マニュアル(不在通知ワークフロー、共有席)

for Domino(Ver.8.0-) 管理者マニュアル(不在通知ワークフロー、共有席) OnTime Group Calendar Direct Shop 2021/10/27

目次 1. ConfigDBの各ビューについて（不在通知ワークフロー・共有席のみ） 1. Out Of Office （不在通知） 1. 不在通知について p. ３ 2. GlobalSettings文書の設定 p. ４ 3. ServerSettings文書の設定 p. ５ 2. Shared Desk （共有席） 1. 共有席について p. ６ 2. User文書の設定 p. ７ 3. GlobalSettings文書の設定 p. ８ 4. ServerSettings文書の設定 p. ９ 2

1-1. Out Of Office(不在通知) 不在通知について OnTimeでOutOfOffice（不在通知）の機能をご 利用いただけます。 自分の不在（外出や出張）、在宅勤務等の計 画を事前に関係者に通知できます。 ユーザー毎の承認者をDefaultSettings文書で指 定できます。 「申請」「承認」「否認」「修正要求」等の アクションが実装された簡易ワークフローと なっています。 不在ビューで申請状況や承認依頼の状況を確 認できます。 3

1-2. Out Of Office(不在通知)－GlobalSettings文書の設定 OutOfOfficeの機能を利用するために、 GlobalSettings文書とDefaultSettings文書の設定 が必要です。 GlobalSettings文書では図のように申請情報の データ保持期間を設定できます。 4

1-3. Out Of Office(不在通知)－DefaultSettings文書の設定 図のように対象のDefaultSettings文書毎に ・Out Of Office Enabled OutOfOffice機能の有効/無効化 Main settings Approvers 承認者の指定 Types Not Available 予定ありとして扱うカテゴリの指定 Optional Available 空き時間を選択可能なカテゴリの指定 をそれぞれ指定できます。 設定完了後は、ServerSettingsビューからAdmin タスクを実行してください 5

2-1. SharedDesk(共有席) 共有席について OnTimeでShared Desk（共有席）の機能をご利 用いただけます。 ドミノとしては会議室と同じ扱いですが、共 有席として運用することで会議室と以下のよ うな区別をつけて運用できます。 • メインビューでアイコンが変わります。 • イベント作成画面の「共有席の検索」と 「会議室の検索」でそれぞれ識別して検索 されます。 • 共有席の予定をドラッグすると単体予約で はなく会議招待と同じくユーザー本人にも 予定が作成されます。 • カテゴリ、空き時間として扱うの初期値を 設定、件名は前回入力時の値を利用できま す。 DefaultSettings文書により共有席の作成可能 ユーザーを指定できます。 6

2-2. SharedDesk(共有席)－User文書の設定 共有席を利用する場合には事前に会議室予約 DBで会議室のリソース作成が必要です。 共有席用のリソース作成時には「定員」に 1 を指定してください。 OnTimeのVer8.0.0以降、会議室/共有席の OnTimeユーザー文書を直接編集して以下の項 目を手動で設定することができます。 • Building (ビル名) • Floor (階数) • Phone (電話番号) また、OnTimeユーザー文書を直接編集するこ とで画面最下部に画像を複数添付できます。 該当する共有席の写真やレイアウト図等を添 付するとどの席であるかわかりやすくなりま す。 7

2-3. SharedDesk(共有席)－GlobalSettings文書の設定 Shared Deskの機能を利用するために、 GlobalSettings文書とDefaultSettings文書の設定 が必要です。 事前に会議室予約DBで会議室として共有席を 登録してください。 GlobalSettings文書では図のように会議室予約 DBでリソース登録された会議室のうち、どれ を共有席として利用するかを指定できます。 8

2-4. SharedDesk(共有席)－DefaultSettings文書の設定 図のように対象のDefaultSettings文書毎に ・Shared Desk Show Create Action 「新規共有席」アクションの有効/無効化 Default settings Mark. Available 「空き時間として扱う」のデフォルト値 Yes：チェック有り No：チェック無し Categories 新規作成時のカテゴリのデフォルト値 をそれぞれ指定できます。 設定完了後は、ServerSettingsビューからAdmin タスクを実行してください 9