Microsoft 365を活用した次世代のファイル管理

Microsoft 365 を活用した 次世代のファイル管理とは? 平野 愛 オフィスアイ株式会社 代表取締役 Microsoft MVP for Microsoft MVP for Microsoft MVP for Microsoft MVP for Microsoft MVP for M365 Apps & Services (July 2022 - ) Office Apps & Services (July 2018 - June 2022) Office Servers and Services (Oct 2015 - June 2018) SharePoint Server (Oct 2011 - Sep 2015) SharePoint Services (Oct 2004 - Sep 2010) ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.

自己紹介 平野 愛 (旧姓: 山崎) 前々職のグローバルナレッジ ネットワーク(現トレノケート)株式会社にて マイクロソフト認定トレーナーとしてコンテンツ開発や研修実施を主に行う • • • • Windows NTおよびActive Directory ドメインなどのシステム管理 .NET Framework を中心としたアプリケーション開発 Skype for Business Server の前身製品のシステム管理 SharePoint, Outlook, OneNote, InfoPath などの情報共有基 盤など その後、株式会社イルミネート・ジャパン社にて SharePoint の教育ビジネスの立ち上げに携わる。2008 年4月に独立。 2004年に日本で初めてのSharePoint分野での Microsoft MVP を受賞し、以降現在まで19年連続受賞 過去の登壇 • • • • • Microsoft MSTEP 講師 Microsoft TechEd 講師 Microsoft 主催の SharePoint の無償セミナー Japan SharePoint User Conference 講師 Microsoft Tech Summit Japan 2017 基調講演 講師 その他の執筆活動 • マイクロソフト社の SharePoint 関連のホワイト ペーパー・ 評価ガイド ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved. オフィスアイ株式会社 2008年4月設立。Microsoft SharePoint および Microsoft 365 に対応で きる SE や開発者などの 人材育成と、設計、構築、運用、利活用に関しての関す るコンサルティング サービスを提供。 特に教育に関しては、日本の現場に即したオリジナル コンテンツを独自開発し、 少人数制のオープンコース(複数組織から参加できる集合研修)の実施を定 期的に実施しているほか、1社向けのカスタマイズ研修なども提供。 各組織の特性に即した運用管理のアドバイスや、システムの利活用を促進す るためのコンサルティング サービスにも力を入れている。 書籍執筆 (共著を含む) • • • • • • • • • • ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編 ひと目でわかる Office 365 導入・運用管理編 ひと目でわかる SharePoint Server 2016 ひと目でわかる SharePoint Server 2013 ひと目でわかる SharePoint Server 2010 VSTO と SharePoint Server 2007 による開発技術 ひと目でわかる SharePoint Server 2007 ひと目でわかる Microsoft Windows Server 2003 ネットワーク設定・管理術 実践 Active Directory 逆引きリファレンス Windows Server 2003 完全技術解説

Microsoft 365 におけるドキュメント管理 Microsoft 365 は Word, Excel, PowerPoint, Outlook だけではない ◼ 中核となるのが SharePoint および OneDrive (Business) ◼ ※ OneDrive はベースがSharePoint で、 個人利用を目的に機能のチューニングされている。 ライセンス体系が個別になっている Microsoft 365 内におけるチーム作業 Viva Engage Teams 日々ともに業務を遂行する メンバーとの情報連携 (リアルタイム性を重視) 組織横断型の 情報連携や コミュニケーション (閲覧数や、 OneDrive SharePoint (Business) いいねなどのリアクション 機能など) Outlook 社内外問わない 従来からのメールによる情報連携 ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.

[参考] SharePoint とは? ◼ 何ができるのか? ◦ 業務目的に応じて複数の社内Web サイトを構築できる ◦ Webサイト内では次のことが可能  ファイルの共有、保管、検索  簡易データベース (Microsoft リスト)による情報管理  ポータルサイトの構築 (問い合わせ 頻度の削減、社内のコミュニケーショ ン活性化によるエンゲージメント強化、 教育コンテンツの掲載など) SharePointで構築する社内ポータルサイトの メリットとは https://youtu.be/TIXC74uyAPY ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.

• https://youtu.be/TIXC74uyAPY

ドキュメント管理で目指すべきところ 少ない人数でも業務を滞りなく遂行できる運用を含めた体制づくり ◼ ファイルサーバーのように保管が簡単で、なおかつ必要なファイルが容易に 見つけ出せる ◼ 情報が再利用しやすい ◼ ◼ セキュリティ&コンプライアンスを対策する ◦ 情報漏洩を防止 ◦ 改ざん防止 ◦ 一定期間の削除禁止などのドキュメントのライフサイクル管理 Microsoft Copilot を使った業務支援機能 もうまく活用できるようになる ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.

なぜ SharePoint を利用するのか? 一般的に SharePoint をファイルサーバーと同じように使いたがる傾向がある ◼ ファイルサーバーと似た使い方はできるが、ファイルサーバーとは違うメリットを 享受できるような使い方を求めてくべき ◼ けれど、 そんなもんだと 思い込んでいない? 埋もれてしまっている ファイルが複数ない? ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved. 実は不便だったこと 思っていることはない?

従来のファイル管理の課題 ファイルサーバー 利用者視点 <メリット> • ファイルサーバーは使い慣れている • 決まった場所に放り込んでおけばよい 各PC上でファイルを 作成し保管 他のひとに共有する ために階層化された 共有フォルダーへ保存 <デメリット> • どれが最新版化が判別しにくい (バックアップファイルも山ほど ある) • 複雑な階層構造になっており、どこに何があるか探せない (ショートカットをデスクトップに作りがち) • 類似するファイルが見つけられない • 情報が埋もれていて、組織のナレッジとして活用できていない • 同時編集できない • 検索できない • 社外からアクセスしにくい … など多数 管理者視点での課題 ファイルサーバーにあるファイルや メールで受けとったファイルを PC上に保管して編集や印刷 ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved. 他のひとに共有する ためにメールで添付して コピーを送る 階層管理しているがゆえに複雑な構造になりやすい。ユーザーが ショートカットを作成すると階層構造を容易には変えられない。 アクセス権限管理も把握が困難になってくる。シンプルに維持でき るような工夫が必要 SharePoint ではファイル単位での細かい権限設定も可能ではあ るが、ドキュメントの数が増えて続ける中では細かい権限設定を前 提に運用するのは得策ではない

Microsoft 365 におけるドキュメント管理の現状 2023年11月に開催された Microsoft Ignite によると大量のコンテンツを より効率よく管理していくことが今後ますます重要になってくる ◼ SharePoint および SharePointをベースとするサービスを利用するユーザー 数は突き当り約3億 ◼ SharePoint に追加される日々の新規ドキュメント数は23億 ◼ ◦ 昨年のイベントでは毎日16億テラバイト追加 されているとの話だった。この時点で5年前の10倍 となっていた。 ※2022年に開催された Ignite によれば、 業界では2025年までに非構造化コンテンツ が1,300億テラバイトを超える予想で、 コンテンツの管理に年間460億ドルかかる だろうという試算もある ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.

SharePoint と OneDrive (Business) Microsoft 365 ではドキュメントの管理場所を情報の特性によって 大きく2つに分けて管理するようになっている ◼ OneDrive (Business) ◦ 個人の裁量で自由に使えるファイル置 き場  ユーザーひとり一人に OneDrive という 名前の SharePoint サイトが割り当てら れる (個人で自由に使える) ◦ 個人のPC内に作成や保管されてきた ファイルを OneDrive に集約 ◦ 個人が自由にファイルを管理できる  他の人に共有することもできる  個人消費者向けの OneDrive とは別も の ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved. ◼ SharePoint ◦ 情報を公開し共有・保管するための場所 ◦ 複数名で利用するため、他の利用者のことを 考えたファイルの整理整頓などを行っていく 必要がある ◦ 各サイトで、サイトの専任管理者を最低一人 以上用意する必要がある

情報共有および保管の場所としての SharePoint ◼ ◼ SharePoint で保管することで目的の情報を見つけやすくできる フォルダーに頼らないファイル管理が可能 ◦ フォルダー階層に頼り切った管理方法には限界がある ◦ 一覧性をうまく確保したい ◦ Excel のスプレッドシートのようにファイル一覧を管理できるため、うまく列に情報を入力して整理する ◼ ◼ ◼ ◼ バージョン管理もできるためファイルの無駄な増殖を防ぐことができる 複数ユーザーでの同時編集が可能 検索もできる (ファイルの内容も全文検索できる) Microsoft Purview (パービュー)と組み合わせることでファイルの暗号化による情報漏洩 防止や改ざん防止、ライフサイクル管理も可能 SharePoint サイトは複数作成できるためサイト設計をしっかりと 行っておくことが大切。とりあえず1つサイトを作成して、そこにファイ ルサーバーと同じようにフォルダー階層を作成するというのはうまく いかないパターンの典型 (権限管理が煩雑にもなる) ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved. SharePoint をうまく利用するためのユーザー教育は必要。 特にドキュメント管理をもっと効率よく行いたい という社員がいれば、そこから広げていくことが大切。 なお、社内の育成は外注せず社内で行うのがベスト

OneDrive (Business) ◼ ドキュメント管理の起点(ハブ) となる ◦ Microsoft 365 全体に対するド キュメントの検索が可能 ◦ ホーム  おすすめのファイル  自分が最近使用したファイル一覧 ◦ 自分のファイル  好きなようにフォルダーを作成して 整理する  階層構造もOK ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.

OneDrive (Business) ◼ お気に入り ◦ 任意のファイルに「お気に入り」付箋をつけら れる ◼ ショートカットの作成機能 ◦ 任意の SharePoint 側のファイルのショート カットを自身の OneDrive 内に作成できる  従来デスクトップに共有フォルダーなどのショー トカットを作成していたのと同じような使い方が 可能 ◦ ショートカットはフォルダーに移動させることが できるため自分のルールで階層化もできる ◦ SharePoint 側は極力階層化せず、各自好 きなようにリンク集を作ってわかりやすく整理 できる ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved. OneDrive (Business)

OneDrive (Business) 「ユーザー」切り口でファイルを見つける ◼ Teams のオンライン「会議」の切り口で会議資料を見つける ◼ ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.

(参考) ビデオ コンテンツの管理 ◼ 動画ファイルは OneDrive や SharePoint で管理できる ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◼ キャプションの自動生成 トランスクリプトの自動生成 → 内容の検索ができる チャプター作成 (目次) ノイズの低減 閲覧状況の分析 など 新規に動画を作成や編集には Microsoft Stream が利用できる。より高度な 動画作成や編集機能を利用するなら ClipChamp も利用可能 (保持している ライセンスによる) ◦ SharePoint Technical Notes : Clipchamp (ビデオ編集アプリ) が Microsoft 365 に登場! (lekumo.biz) ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.

• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2023/08/clipchamp-micro-db6d.html

Copilot for OneDrive ◼ ◼ ◼ 自然言語を使って欲しいファイルを説明すれば、合致するものを見つ けてきてくれる 選択したファイルを要約してくれる 検索結果に表示されたファイルのショートカットを作成してフォルダー にまとめてくれたり、関連するファイルも見つけ出しフォルダーに追加 するかどうか提案してくれる など ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved. 次世代のドキュメント管理 OneDrive 3.0 へ "Copilot in OneDrive" (lekumo.biz)

• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2023/10/--onedrive-30-0734.html

おわりに ◼ ファイルの命名規則の見直しやファイルの 保存形式の見直しも忘れずに。。。 ◦ *.ppt, *.xls, *.doc などの拡張子は古い ◼ 参考 (ブログ) ◦ SharePoint でのファイル管理について考える ◦ SharePoint のファイル管理機能をどう使ってい くべきか？ ◦ SharePoint Technical Notes : (録画 & 資 料公開) 座談会: Microsoft Teams によるファ イル管理について語ろう ◦ Microsoft 365 バックアップと Microsoft 365 アーカイブ ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved. オフィスアイ株式会社 https://www.office-i-corp.jp X (旧Twitter) | オフィスアイ株式会社 @office_i_corp X (旧Twitter) @ai_yamasaki ブログ https://shanqiai.lekumo.biz/

• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2020/01/consider-filemanagement-using-sharepoint.html
• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2022/04/sharepoint-filemanagement-from-my-point-of-view.html
• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2022/06/recordings-microsoftteams-filemanagement.html
• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2023/10/microsoft-365-ccd8.html
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研修やサービスのご案内 効率的なファイル管理を目指すためのコースフロー [OH-O365-201] [OH-O365-206] Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎 Microsoft 365 関連の研修一覧 Microsoft 365 ユーザーのための検索基礎 [OH-O365-202] [OH-O365-301] Microsoft 365 を活用したファイル管理手法 Microsoft Purview コンプライアンス入門 ～Microsoft 365 ファイルおよびメールチャットに対する機密情報保護と情報ガバナンス～ ©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved. https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm

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研修やサービスのご案内 ポータルサイト構築のための推奨コースフロー [OH-O365-201] [OH-O365-204] [OH-O365-206] Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎 SharePoint モダン ポータルサイトの設計・デザイン・展開 ワークショップ Microsoft 365 関連の研修一覧 Microsoft 365 ユーザーのための検索基礎 オプション [OH-O365-202] Microsoft 365 を活用したファイル管理手法 https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm

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研修やサービスのご案内 Power Platform 関連のコースフロー [OH-O365-201] 推奨 Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎 Power Automate メイン Power Apps メイン [OH-M365-210] Microsoft 365 関連の研修一覧 [OH-M365-211] Microsoft 365 Power Automate 入門 Microsoft 365 Power Apps 入門 [OH-M365-212] [OH-O365-205]] Microsoft 365 Power Automate 実践演習 Microsoft 365 Power Apps 実践演習 https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm [OH-O365-207] New オプション Postman と Power Automate で学ぶ SharePoint REST API 入門 [OH-M365-220] Microsoft Dataverse 入門

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