SharePoint Syntex によるドキュメント管理

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4 – 6, 2022 Ai HIRANO (平野 愛) オフィスアイ株式会社 Microsoft MVP for Office Apps & Services SharePoint Syntex を使った ドキュメント管理

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 SPONSORS M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM

Ai HIRANO | 平野 愛 Microsoft MVP Trainer Consultant Author 代表取締役 (President) @オフィスアイ株式会社, JAPAN • 元 Microsoft 認定トレーナー (Active Directory, IIS, SharePoint, .NET 開発など) • 国内で最初に SharePoint の分野で Microsoft MVP を受賞し、現在まで連続受賞 • 2008年に独立し、オフィスアイ株式会社を設立。 • Microsoft 365 に関するオリジナル研修を開発&実施 • Microsoft 365 の利活用に関するコンサルティングサービスも提供 🍀「ひと目でわかる」🐞 シリーズは執筆6冊目 17年連続受賞 M365VIRTUALMARATHON.COM ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編 日経BP社より 2021年12月2日発売 https://amzn.to/3kEzSKX @ai_yamasaki ブログ: SharePoint Technical Notes #M365VM

• https://amzn.to/3kEzSKX

前提 難易度 対象者 SharePoint のファイル管理 の基礎知識があること 高め より効率よく大量のファイルを 保管し再利用できるよう 中長期的な戦略を 知りたい方向け ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ドキュメント ライブラリ 列の追加 サイト列 コンテンツ タイプ 用語セット 保持期限 秘密度ラベル

大量のドキュメントを効率よく管理するために ▪ ファイルサーバー管理の考え方が “正解” とは限らない  フォルダーに依存した階層化管理には限界がきている  複雑な階層化に伴い権限管理も複雑化  “探しにくさ” も BLOG https://shanqiai.weblogs.jp SharePoint の ファイル管理機能を どう使っていくべきか? https://shanqiai.weblogs.jp/sharepoint_technical_n ote/2022/04/sharepoint-filemanagement-frommy-point-of-view.html M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM

• https://shanqiai.weblogs.jp
• https://shanqiai.weblogs.jp/sharepoint_technical_n

SharePoint を生かしたドキュメント管理の戦略のカギは メタデータ ▪ フォルダーという単一の属性に縛られず、サイトとドキュメント ライブラリを複数作成していきつつ、 複数の属性(メタデータ)を追加していく ▪ 属性 = メタデータ (付加情報) 属性 (ファイルの内容以外に持たせる情報) ファイルの概要説明 ファイル名 作成者 ドキュメントの種類 (契約書、見積書) 見積書番号 作成日 顧客名 更新日 機密度のレベル M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM

SharePoint で利用できる主なメタデータ ▪ ライブラリに追加できる列 (ライブラリ固有の列やサイト列)、コンテンツ タイプ ▪ 秘密度ラベル、保持ラベルなど = メタデータ M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM

SharePoint を生かしたドキュメント管理の戦略 • なるべく階層化しない (サイトやライブラリを複数作成) 基本指針 • メタデータを使って分類 • 分類するために、どんなメタデータが必要か? 必要なメタデー タの種類 • ファイルの種類を判定する (契約書? 見積書? ) • ファイルの内容を説明する (契約書の種類? 契約番号? 見積番号? 顧客名?) • 多くのファイルに対して “人” の手で判定して、中身を確認してメタデータとして設定するのは困難を伴う 課題 • 大量の情報を扱うことでヒューマンエラーを招き、設定した情報が不正確になる可能性もある • AI を使って、ファイルの種類を判定し、ファイルの種類に応じたメタデータを自動的に抽出しよう! 解決 M365VIRTUALMARATHON.COM AI = SharePoint Syntex !! 👈 コーディングは一切不要 #M365VM

SharePoint Syntex の主な機能 ▪ フォーム処理モデル ▪ ドキュメント理解モデル ▪ コンテンツ アセンブリ M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM

SharePoint Syntex: フォーム処理モデル 日本語にも対応! • ドキュメント ライブラリ内の請求書などの構造化データの文書を AI を使って解析して、コンテンツタイプを割り出し、 メタデータを抽出して列に設定 (Power Automate のフローを自動生成) 請求書番号 組織名 請求金額 請求日 ファイルごとに メタデータを設定 請求書 明細は Microsoft Lists に追加 内容学習させて 解析 対象のファイルに コンテンツタイプを設定 M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 Demo | フォーム処理モデル MAY, 4. – 6. 2022

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022

SharePoint Syntex: ドキュメント理解モデル 日本語は未対応 • ドキュメント ライブラリ内の契約書などの非構造化データの文書を AI を使って解析して、 コンテンツタイプを割り出し、メタデータを抽出 契約料金 契約の種類 保持期限 顧客名 秘密度ラベル 内容学習させて 解析 M365VIRTUALMARATHON.COM 契約書 ファイルごとに メタデータを設定 対象のファイルに コンテンツタイプを設定 #M365VM

デモの内容 事前準備 モデル作成 モデルを ドキュメント ライブラリ に適用 ユーザー側のシナリオ 契約書を Teams 経由 で アップロード M365VIRTUALMARATHON.COM SharePoint Syntex に よるドキュメント解析が 始まり、仕分けとメタデー タの抽出が行われる Power Automate で 作成した承認フロー開始 承認後、承認内容を 支払い用の Microsoft リストに 格納 #M365VM

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 Demo | ドキュメント理解モデルの利用 MAY, 4. – 6. 2022

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 モデル作成 承認フロー ファイル アップロード

SharePoint Syntex: コンテンツ アセンブリ(組み立て) • SharePoint リストやドキュメント ライブラリ、用語セットと Word のテンプレートを組み合わせて、 既存データを再利用して新たにファイルを生成 SharePoint リスト /Microsoft Lists 手動で追加 新しいファイルを生成! 既存データを 読み込む M365VIRTUALMARATHON.COM モダン テンプレート #M365VM

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 Demo | コンテンツ アセンブリ(組み立て)

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022

日本語の正式サポートも順次対応予定 Upcoming… テーブル内のセルにプレースホルダー を追加できるようになる M365VIRTUALMARATHON.COM ドキュメントを PDFファイルとして 出力できるようになる https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/roadmap/ #M365VM

• https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/roadmap/

SharePoint Syntex | AI コンテンツ サービス SharePoint のライセンス以外に“SharePoint Syntex” の追加ライセンスが必要 https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/enterprise/sharepoint-syntex テナントの設定も追加で行う必要がある https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/contentunderstanding/set-up-contentunderstanding フォーム処理モデルを利用する場合は AI Builder の容量も必要 https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/contentunderstanding/syntex-licensing 重要! 5月下旬から6月上旬にかけて AI Builder のクレジット割り当てが更新される SharePoint Syntex のライセンスごとに毎月 3.5K クレジットが含まれ、テナント全体でプールできるようになる。従来は SharePoint Syntex のライセンスが少なくとも300ある場合に限り、月当たり100万クレジットが割り当てられていたため、今回の アップデートにより小規模利用でのハードルがかなり下がったと言える。 ちなみに、今回のデモではこれを使用⇒Power Automate per user with attended RPA plan M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM

• https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/enterprise/sharepoint-syntex
• https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/contentunderstanding/set-up-content-
• https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/contentunderstanding/syntex-licensing

[参考] 画像のタグ付け ▪ SharePoint Syntex を構成していれ ば、画像の自動タグ付けだけでなく、タ グ付けの手動での編集も可能 M365VIRTUALMARATHON.COM Image tagging in SharePoint Syntex | Microsoft Docs https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/contentunderstanding/image-tagging #M365VM

• https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/contentunderstanding/image-tagging

まとめ SharePoint のドキュメント管理機能のポテンシャルを生かし、 効率的に業務および管理が進められるよう 知識の蓄え・環境整備・周囲の協力/説得 などの備えを ! M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM

研修やサービスのご案内 効率的なファイル管理を目指すためのコースフロー [OH-O365-201] [OH-O365-206] [OH-O365-202] [OH-O365-301] Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎 Microsoft 365 ユーザーのための検索基礎 Microsoft 365 関連の研修一 覧 SharePoint ファイルのメタデータ管理基礎 Microsoft 365 コンプライアンス入門 ～メール・チャットおよびファイルに対する機密情報保護と情報ガバナンス～ [近日開始予定] Microsoft 365: M365VIRTUALMARATHON.COM AI を使った高度なファイル管理 ～SharePoint Syntex 入門 ～ https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm #M365VM

• https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm

参考情報 ▪ SharePoint Syntex Adoption  https://adoption.microsoft.com/sharepoint-syntex-adoption/ ▪ Introduction to Microsoft SharePoint Syntex | Microsoft Docs  https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/contentunderstanding/ https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/contentunderstanding/ 👈 日本語 ▪ Microsoft Learning: SharePoint Syntex | 日本語  https://docs.microsoft.com/ja-jp/learn/paths/syntex-get-started 👈日本語 ▪ SharePoint Syntex Blog  https://techcommunity.microsoft.com/t5/sharepoint-syntex-blog/bg-p/SharePointSyntex ▪ SharePoint Syntex FAQ  https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/sharepoint-syntex M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM

• https://adoption.microsoft.com/sharepoint-syntex-adoption/
• https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/contentunderstanding/
• https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/contentunderstanding/
• https://docs.microsoft.com/ja-jp/learn/paths/syntex-get-started
• https://techcommunity.microsoft.com/t5/sharepoint-syntex-blog/bg-p/SharePointSyntex
• https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/sharepoint-syntex

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 Q&A MAY, 4. – 6. 2022

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 ご視聴をありがとうございました Thank you for watching! MAY, 4. – 6. 2022

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 アンケートにご協力ください スピーカーおよびイベント への感想やご意見 https://forms.office.com/r/qCXhcZZUgU MAY, 4. – 6. 2022

• https://forms.office.com/r/qCXhcZZUgU