PowerPoint資料作成のセオリー

Power Point 資料作成のセオリー By Masaya Okawa Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved.

はじめに “”” 資料作成は、あくまで目的を達成するための手段に過ぎず、“見栄え”よりも “中身”が重要です。 ただ、その“中身”も読み手に伝わり、理解し、行動してもらえなければ意味を成さず、目的を達成できません。 PowerPointで資料作成する上で、“見栄え”や、作成方法に関する一般的なセオリーがあります。 名だたる大手のコンサルファームも、そのセオリーに沿って資料作成をしています。 なぜならば、 重要な“中身”を、より効果的に伝えられるからです。 当資料では、一般的なセオリーを紹介します。 中身はさておき、まずはセオリーを知り実践していきましょう。 セオリーは“中身”とは別次元の話で、単に真似をし、意識すればいいだけの話に過ぎません。 “”” Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved.

目次 1. 資料作成の“大原則” 2. 資料作成の“禁じ手” 3. 資料作成の“マナー” 4. 資料作成の“クライアントに対する配慮” Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved.

目次 1. 資料作成の“大原則” 2. 資料作成の“禁じ手” 3. 資料作成の“マナー” 4. 資料作成の“クライアントに対する配慮” Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved.

１．資料作成の“大原則” パワーポイントで資料作成する際は、３つの大原則を意識した資料作成を行うこと。 ３つの大原則 1 表紙・目次を作成する 2 スライドはタイトル・リード文・ボディの構成 3 1スライド 1メッセージ 次ページ以降で、詳細を解説 Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved.

１．資料作成の“大原則” 1 表紙・目次を作成する 表紙で資料の全体概要を簡潔に示し、目次で資料の全体像を示す。 各スライドの役割 表紙スライド 目次スライド 目次 ○○○プロジェクトにおける 実行計画書 資料の全体概要を示す Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 背景・目的 スコープ マスタスケジュール 推進体制 会議体・運営ルール コミュニケーションルール ・・・・・・・・・・ 資料の全体像を示す 個別スライド 背景・目的 背景 --------------------------------- 目的 --------------------------------- 個別論点の詳細を示す

１．資料作成の“大原則” ２ スライドは、タイトル・リード文・ボディの構成 最も伝えたいメッセージをリード文へ簡潔に記載し、ボディは根拠・詳細を記載する。 スライドの基本構成 具体 タイトル スライドの概要を表す簡潔なワードを設定 リード文 最も伝えたいメッセージや、主張・示唆を簡潔に記載（1~2行程度） 具体 リード文で記載したメッセージの根拠・詳細を記載 ボディ タイトル・リード文・ボディの3つの要素で整合性の取れている状態を意識する ページ番号 Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved.

１．資料作成の“大原則” ３ １スライド１メッセージ 原則として、1スライドで伝えたいメッセージは1つに絞り込む。 1スライド 複数メッセージの場合 1スライド 1メッセージの場合 この課題を解決するには、 論点A、B、Cの検討が必要だ・・・ あなた この課題を解決するには、 論点A、B、Cの検討が必要だ・・・ あなた 1スライド 複数メッセージで作成 読み手 論点A、B、C ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ ~~ 論点A 論点Aの詳細 論点B 論点Bの詳細 論点C 論点Cの詳細 分散 論点A以外も、論点Bも、 論点Cも気になる・・・・・ • 複数メッセージでは、読み手の思考が分散する • 結果、会議では議論が発散する危険性がある Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved. 1スライド 1メッセージで作成 読み手 論点A ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ ~~ 論点A 論点Aの詳細 集中 今は論点Aを集中して 検討すれば良いのか！ • 1メッセージだと、読み手も思考を集中できる • 結果、順序立てて会議で議論を進行できる

目次 1. 資料作成の“大原則” 2. 資料作成の“禁じ手” 3. 資料作成の“マナー” 4. 資料作成の“クライアントに対する配慮” Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved.

２．資料作成の“禁じ手 【生産性低下編】” 一般的に禁じ手と呼ばれる、生産性を低下させる作成方法はしないこと。 生産性を低下させる禁じ手の具体例 1 オブジェクトに文字を重ねる 文字とオブジェクトは 分けない 文字とオブジェクトは 分けない 別 々 2 改行／スペースで位置調整 文章を入力するときは、 改行やスペースで位置調整はしない。 改行/スペースだと、 縮めると・・・ 文章を入力するときは、 改行やスペースで 位置調整はしない。 3 箇条書きの手動作成 ■箇条書きを手動でつくらない ■オブジェクトを縮めると崩れるため 手動箇条書きだと、 縮めると・・・ 崩れる・・・ 文字とオブジェクトは分け ない。 折り返し機能だと、 縮めると・・・ 文章を入力するときは、 改行やスペースで位置 調整はしない。 崩れない オブジェクトには直接文字入力する Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved. 文章はパワポの折り返しで改行する ■箇条書きを手動でつくら ない ■オブジェクトを縮めると崩 れるため 崩れる・・・ 箇条書き機能だと、 縮めると・・・ ◼ 箇条書きを手動でつく らない ◼ オブジェクトを縮めると 崩れるため 崩れない 箇条書きはパワポ機能を利用する

２．資料作成の“禁じ手 【情報ノイズ編】” 読み手にとって、情報のノイズとなる表現はしないこと。 情報のノイズになる禁じ手の具体例 1 フォントの不統一 注 意 事 項 2 フォントの種類をバラバラにしない フォントサイズをバラバ ラにしない 無意味な色の多用 注 意 事 項 遊明朝、MeiryoUI、ポップ体・・・ フォントの種類をバラバラにしない フォントサイズをバラバラにしない フォント種類・サイズを統一する Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved. 色には意味を与える オブジェクトの不整頓 オブジェクトは位置を揃える 注 意 事 項 色がごちゃごちゃ・・・ MeiryoUIで統一 注 意 事 項 無意味に色を多用しない 3 無意味に色を多用しない 色には意味を与える 色に意味を与えポイントで利用する オブジェクトは位置を揃える 位置もサイズもめちゃくちゃ・・・ 「赤」で“強調”を表現 注 意 事 項 オブジェクトは位置を揃える 整理された印象 注 意 事 項 オブジェクトは位置を揃える オブジェクトは位置を揃える オブジェクトは位置を揃える オブジェクトは形・位置を整える

目次 1. 資料作成の“大原則” 2. 資料作成の“禁じ手” 3. 資料作成の“マナー” 4. 資料作成の“クライアントに対する配慮” Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved.

３．資料作成の“マナー” 資料の読解に労力を掛けさせず、読み手には最大限メッセージに集中させること。 資料作成における4つのマナー 1 文字サイズは読みやすさを意識する ２ 項番を付与する 項番をふる ツールのご提案 20~24pt タイトル 製品名 概要 リード文 Teams ------------------ 1 Teams ---------------- Slack ------------------ 2 Slack ---------------- Chatwork ------------------ 3 Chatwork ---------------- Line work ------------------ 4 Line work ---------------- 16~18pt 読み手の視認性を常に意識 ３ ツールのご提案 No No 製品名 概要 1 Teams ----------- 2 Slack ----------- 3 Chatwork ----------- 4 Line work ----------- ４ 主要タスク 2024 データ移行 4月 システム移行 5月 6月 読み手に無駄な思考をさせない／ スムーズな理解を促進する 図と色で何を表現しているのか具体的に示す マスタスケジュール ひと目でわかるタイトルをつける Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved. 凡例をつける ユーザ登録者数の推移 3月 概要 読み手に項番で会話可能な状態にする ボディの図・表にはタイトルをつける ツールのご提案 製品名 7月 業務移行 凡例 ベンダ主体 ユーザ主体 読み手に無駄な思考をさせない／ スムーズな理解を促進する

目次 1. 資料作成の“大原則” 2. 資料作成の“禁じ手” 3. 資料作成の“マナー” 4. 資料作成の“クライアントに対する配慮” Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved.

４．資料作成の“クライアントに対する配慮” 『郷に入れば郷に従え』。クライアントの環境に適応し、資料作成を行うこと。 クライアントに対する3つの配慮 1 フォーマットを利用する 2 配色はコーポレートカラーを参考 3 過去資料を参考にする 完全独自 ○○事業部 XXXにおける 調査結果の共有 配色のカラーパレット 単語 過去資料 参照なし 2024/8/1 目次構成 表現方法 作成者：■■■■ 個性的な独自配色・・・ 単語も構成も図表も馴染みがない・・・ フォーマットなし or 独自のフォーマット・・・ 過去資料踏襲 配色のカラーパレット ○○事業部 XXXにおける 調査結果の共有 単語 過去資料 参照 作成者：■■■■ 目次構成 表現方法 クライアントのフォーマットを利用 Copyright © 2024 Masaya Okawa. All Rights Reserved. コーポレートカラーをベースに配色設計 過去資料を参照しベースを揃える