業務改善できるかな

業務改善できるかな？ 2022/12/19 ssmonline #29 資料 佐々木 健

自己紹介(わたしとssmjp) ➢ ➢ 発表5回、今日で6回目 ➢ 2018-12-07 ssmjp 年忘れLT大会 ダイビングのすゝめ ➢ 2020-05-20 ssmonline #0(非公開実験回) スクラム開発やってみた ➢ 2020-11-26 ssmonline #4(麻雀回) 迷いを捨てて槓をしよう ➢ 2020-12-18 ssmonline #5 通販チャレンジミャンマー編 ➢ 2021-12-23 ssmonline #18 ステマネのお仕事 ささみの本の同人誌に寄稿 ➢ ➢ ささみの本4 槓の光 〜初心者からベテランまで、今すぐ実践できる麻雀の考え方、あるいは 宗教〜 ➢ ささみの本5 東南アジアへの旅のノウハウ ➢ ささみの本6 AliExpressでミニPCを買ってMicroStackで遊んでみた ➢ ささみの本7 運用で大切なことはすべて麻雀で学んだ メインのSlackチャンネル ➢ #麻雀やろうぜ

内容 ● 現場の業務でありがちなこと ● コンピュータの役割り ● システム改善手法の例 ● システム改善の方法論 ● コンサルタントの活用

今日の発表のモチベーション ● 無職→ミャンマー渡航→パートタイマーみたいな生活 をしてるとわりと暇だと思われてる？？ ● あやしげな相談事が舞いこんでくる ● 今日喋ることに関係しそうなあやしげなキーワード – DX、AI活用、業務改善、システムリプレース ● 悩んでる人に毎回同じようなことを言うのは面倒 ● 資料にまとめておくかー

現場での業務 個別業務ツール データを渡す 業務ツールに投入 データ加工 加工済データ

そういうのが沢山乱立してる？

データが分散してしまっている？

業務ノウハウが分散してしまっている？

あるべき姿？ 統合業務システム データを渡す データを投入 データ抽出 必要なデータ こういう絵をエイヤで書くのも悪くはないんだけど、、、、

ちょっと立ちどまって 考えてみよう たくさんのシステムって そんなに簡単に統合できるの？

そもそもコンピュータとは何か？ 入力 出力 処理 何らかの入力を元に、処理を行ない、出力するもの

入力の例 データベース 音声 出力 ファイル 処理 ネットワーク通信 手入力 入力デバイス センサー

出力の例 データベース 入力 処理 ファイル ネットワーク通信 画面出力 VRデバイス

考えなきゃいけないこと 入力 出力 処理 何が入力で、何が出力されるのか？ どんな目的でどんな処理を行なうのか？

システム改善の考慮ポイント ● ● ● ● 人間の入力(手作業)が必要になるとそこが業務上 のボトルネックになりやすい。 入力するものが揃えば、すぐに処理可能。 入力するもの、出力されるもの、のうち、大事な データは何か？ システムの目的は何なのか？ システム毎に 棚卸しをするのが改善の第一歩

システムの棚卸しフレームワーク ● ISMSのフレームワークが参考になる。 ● 業務、情報資産、等の洗い出しができる。 ● とはいえ、ISMSを実施することが目的ではないの で、使える部分だけ便利に使う、で構わない。 漏れなく棚卸しをするために 使えるものはなんでも使おう

システム改善の例:人の介在を減らす

システム改善の例:人力作業をなくす

システム間の連携手法の例 ● EAI(Enterprise application integration)ツール – データベース間を接続し連携できるようにする EAIツール データベース データベース 異なるデータベース間を柔軟に接続 定期的、変更があった場合に同期

システム間の連携手法の例 ● SOA＝サービス指向アーキテクチャ (ServiceOriented Architecture) – システムが連携用のAPIを備えている API API

システム改善の例:ボトルネック解消

システム改善の王道 ● AsIs(現状)を明確化する – ● システムの目的、入力、出力、利用者、課題等を洗い出す ToBe(あるべき姿)を作る – AsIsで上げられた課題の解決策を盛りこむ – 経営側からの要望を盛りこむ – 社会的なトレンドを盛りこむ – ステークホルダを集めて合意を取る ● ToBeを実現するためのToDoを洗い出し、スケジュール化 ● 粛々とToDoをこなしていく

システム改善＝業務の改善 ● 今はシステムと業務はわけることはできない ● システムが変われば業務も変わる ● いらなくなる業務もある ● いらなくなる組織もある ● 組織も変えていく勇気が求められる

変われない理由 ● 新しいことを覚えたくない ● 今までこれでうまくやってきたから ● また面倒なことが増える ● 現場のこともわからないくせに ● またお金がかかるのか、無駄遣いじゃないの？ ● こんなこと意味があるのか？ 回答はあらかじめ用意しておかなければいけない 変化のためには強いリーダーシップが求められる

ひょっとすると ● 現場の意見が正しいのかもしれない ● 自分が間違っているのかもしれない 謙虚に、常に自問自答しつつ、一歩ずつ前に進もう

システム作りのトレンド ● 目的、利用者、オーナーを明確化する ● クラウドを活用 ● システム間はAPIを用いて疎結合(SOA) ● 守るべきデータを明確化、セキュリティに配慮 ● ブラックボックス化させないようにする ● – ドキュメントを整備、運用 – コードを全員で共有 – メンテナンスできなくなったら、不要になったら、捨てる – いつでもテスト、正常性確認できるようにする 現場を巻きこんだアジャイルな開発

タテマエ的な話はここまで ここからは泥臭い話

変われない理由(再掲) ● 新しいことを覚えたくない ● 今までこれでうまくやってきたから ● また面倒なことが増える ● 現場のこともわからないくせに ● またお金がかかるのか、無駄遣いじゃないの？ ● こんなこと意味があるのか？ 回答はあらかじめ用意しておかなければいけない 変化のためには強いリーダーシップが求められる

変化は痛みをともなう ● 言いにくいことを言うと嫌われちゃう ● やりたくないことをやらせると嫌われちゃう ● 嫌いな人とは働きたくない 言いたくないことは外の人に言ってもらおう!! 外部コンサルを活用しよう!!

(余談)コンサルに言ってもらいたいこと ● ● 経営者、管理者に言いたい – 100%の信頼性はありえないよ。信頼性を上げると費用が高くなるよ – バグがないシステムなんてないよ。 – チェックする人を増やすのは無意味だよ。人は絶対にミスをするよ。 – 良い人、良いモノにはお金がかかるよ 雇用者に言いたい – 会社のお金は有限なんだよ – 変化しないと生き残れないよ – 今やってる業務は将来なくなるかもので、そうなっても良いように準備しといて ね – 管理者は管理者しか知りえない情報を知っているので、その情報によって現場と 違う判断になることもあるよ。管理者にもやさしくしてあげてね。

業務改善コンサルタントのお仕事 ● ● インプット – お金 – ミッション – 各種業務情報 – 外部制約事項(法律等) – 最新技術知識 アウトプット – 業務分析資料 – 業務改善計画

微妙なコンサルのアウトプットの例 ● このシステムを導入すれば全部解決します ● まずはペーパーレスにするのが第一歩です ● 時代はDX推進ですよ、進めていきましょう ● RPAを導入することで人件費が削減できます 微妙なアウトプットの原因は悪いインプット お金をケチるのが多分いちばん良くないw

ちゃんとしたコンサルがやること ● ● ● 徹底的なヒアリング – ステークホルダーを網羅 – 関連システム、データを把握 – 依頼元の思いを汲みとる ヒアリングを元にした現状(AsIs)の可視化 AsIs分析から見えた課題の解決策、外部制約、依 頼者の思い、最新技術トレンド、を盛りこんだある べき姿(ToBe)の策定

ヒアリングの技法1 ● ステークホルダーを網羅する – ● 意思決定者、決済者からのヒアリングは絶対に行なう ● 中止することができる人が真の決済者 ● いちばん偉いのは社長ではないこともある – キーマンになりそうな人からは厚めにヒアリング – 全員から聞く必要はないが、部署や業務毎に1人は必ずヒア リングする 日時、週次、月次、年次、でやっていることを聞く – その際に使っているシステム、データを聞いていく

ヒアリングの技法2 ● 困っていることを聞く ● 大事にしていることを聞く ● やりたいこと、こうすれば良くなること、を聞く ● アイスブレイクは重要 – ● 最近あった良いことを最初に聞く 準備は万全に – ヒアリングリストの準備 – スケジュール確保 – 録音

分析技法 ● ● ヒアリングした内容を元に見える化する必要がある ステークホルダを巻きこんで分析することで精度と 満足度を上げる方法もある – KJ法 – KA法 – パターンランゲージ

可視化技法 ● ● テンプレートは便利 – リーンキャンバス – ビジネスモデルキャンバス 適切なリスト化 – システム – データ – ステークホルダ

ToBeには専門家の矜持も盛りこむ ● ● パターンランゲージの提唱者であるクリストファー・ アレグザンダーは、関わった東野高等学校の施設 設計においては、学校のシンボルとなる大講堂の を設計を行なっているが、これはヒアリングと分析 を超えた提案になっている 今だったらSDGs的な視点を盛りこんだり、データ の寿命の視点を盛りこんだりするべき？

コンサルタントへの依頼にあたって ● ● ● コンサルタントは整理はしてくれるが、問題意識自体 はユーザー側で持つ必要がある 問題が見つかれば解決は容易、多分なんとなくくこう すれば良いのでは、という解決方法は見えているはず その問題解決の手伝いをしつつ、場合によっては憎ま れ役もやってくれるのが外部コンサルタント ● うまく依頼しましょう ● お金はケチらないほうが多分良いよ

コンサルタントに払うお金がない ● お金がなかったら自前で頑張るしかないんだよ!! ● 教育や勉強にお金をかけましょう!! ● 人材採用ガチャをがんばろう!! ● ● お金がないのは経営の責任なので経営者は頑張り ましょう!! 雇われる側は、必要なら逃げましょう!!

おしまい