【株式会社スマートゲート】社内DXのススメ方

部署別 社内DXのススメ方 クラウドサービスの紹介～導入の仕方まで解説 東京都豊島区南池袋2丁目30-11 TEL：03-5577-4891 池袋第一生命ビルディング4F Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

目次 1. クラウドサービスとは 2.部署別おすすめクラウドサービス 3.導入の仕方 4.スマートゲートのBPOのご紹介 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

クラウドサービス（SaaS）って？ クラウドサービス（SaaS）とは、 サービス事業者がソフトウェアを運用し、ユーザーはインターネットを経由 するだけでソフトウェアを利用できるサービスのこと メリット ・ソフトウェアに不具合や更新があった場合の対応が早い ・ネット環境があれば場所や時間を問わず利用できる ・アクセスすればすぐに導入できる デメリット ・基本的にサブスクリプション型なので、 買い切り型よりも費用がかかる場合がある ・インターネット環境がない場所では利用できない 2 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

社内の様々な課題をクラウドサービスで解決しよう！ 社内の保管スペースが 書類で圧迫されている 顧客情報の共有が遅い マニュアル不足で業務の 引き継ぎがうまくいかない 顧客のデータが 社内に散らばっている 古い社内情報が 紙媒体で探しにくい 顧客へのフォローに リソースが足りない 課題に適したクラウドサービス（SaaS）の導入で解決！ 3 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

目次 1. クラウドサービスとは 2.部署別おすすめクラウドサービス 3.導入の仕方 4.スマートゲートのBPOのご紹介 4 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

（１）営業におすすめのクラウドサービス よくあるお悩み ・取得した名刺を活用したい ・営業で得た顧客情報を社内に早く共有したい ・マニュアルの作成が進まない おすすめクラウドサービス 『Eight Team』 『CAMCARD BUSINESS』 名刺管理ツール 名刺をデータで一括管理、すばやく社内共有 『esa』 『NotePM』 ナレッジマネジメントツール 社内マニュアルを簡単に作成・発信 5 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

（２）経理におすすめのクラウドサービス よくあるお悩み ・法改正への対応が遅れがち ・取引先に合わせた請求書の発行が面倒くさい ・紙の請求書をやめたい おすすめクラウドサービス 『マネーフォワード』 『弥生会計』 会計ソフト インボイス制度等、法改正にもすばやく対応 『misoca』 『BtoBプラットフォーム』 請求書発行ソフト 請求書を紙でも電子でも手軽に発行 6 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

（３）マーケティングにおすすめのクラウドサービス よくあるお悩み ・社内の顧客情報がバラバラで紐づいていない ・もっと効果的にメール配信を行いたい ・顧客情報を収集、整理する時間を短縮したい おすすめクラウドサービス 『Salesforce Sales Cloud』 『Synergy!』 顧客管理ツール 社内に散らばった顧客情報を一括管理 『blastmail』 『める配くん』 メール配信ツール 顧客を分析してメールの広告効果を最大化 7 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

（４）総務/人事におすすめのクラウドサービス よくあるお悩み ・紙の書類が多すぎて管理しづらい ・雇用形態に合わせた勤怠管理をしたい ・勤怠から給与計算まで一括管理したい おすすめクラウドサービス 『楽々Document Plus』 『invoiceAgent 文書管理』 文書管理ツール 大量の文書をデジタル管理して省スペース化 『楽楽勤怠』 『KING OF TIME』 勤怠管理ソフト 月末月初の給与計算がカンタンに 8 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

（５）広報におすすめのクラウドサービス よくあるお悩み ・社内報をより見やすい形に変えたい ・もっと気軽に社内情報を発信したい ・メンバーの進捗状況を見える化したい おすすめクラウドサービス 『SOLANOWA』 『社内報アプリ』 『Trello』 『Backlog』 Web社内報 PC・スマホ対応で社内情報を広く発信 タスク管理ツール ToDoリストを共有してタスクを見える化 9 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

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導入の仕方 課題を整理する 原因となる課題や問題点を整理しましょう。一見部署やチーム内でのみの課題に思っ ていても、根本的には別の問題が影響している場合がありますので、きちんと調べる 必要があります。 サービスを検討する 課題を解決するために必要なサービスを検討しましょう。どんな機能が必要なのか、 どのくらいの予算が望ましいのか、導入する条件を固めていくと良いでしょう。 トライアルで試す 導入する前に、実際にどのように使用するのか試しましょう。サービスを利用する 頻度が高い社員に試してもらうことで、現場への導入もスムーズになります。 マニュアルを用意する 事前に使用方法をマニュアル化しておきましょう。最初は少人数に導入し、マニュ アルやレクチャーの体制を整えてから全体に導入すると、トラブルを防止すること ができます。 全体に導入する 運用しながらより良い使用方法や問題点が見つかる場合もあるので、運用マニュア ルは随時更新していくと良いでしょう。 11 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

導入の仕方 No. サービス検討用チェックシート チェックポイント 備考 1 予算内で導入・運用できるか？ 初期費用がかかる場合があるので注意 2 サポート機能があるか？ 導入時のサポートやトラブル対応について確認しよう 3 UIは整っているか？ ボタンや画面が見やすい方が導入しやすい 4 他のシステムと連携できるか？ 既存のシステムと連携できると効率化できる 5 多機能型か、特化型か？ 6 同じ業界で導入事例があるか？ 7 8 9 10 自社のサービスやチーム体制、業務フローなどに合わせて チェックポイントを追加していきましょう 12 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

導入の仕方 多機能型 検討ポイント ~多機能型・特化型~ 複数のクラウドサービスの機能が含まれているシステム ＜メリット> 様々な機能を連携させて効率的に運用できる ＜デメリット＞ 機能が多いため割高になる （例）顧客管理システム ⇒メール配信、名刺管理、アンケート作成機能などが含まれることが多く 顧客情報をひとつのシステムで一括管理できる。 特化型 特定の機能にのみ特化したシステム ＜メリット＞ 多機能型よりも安価でシンプル ＜デメリット＞ 限定的な使い方しかできない （例）勤怠管理システム ⇒勤怠管理にのみ特化しており、生体認証やQRコードでの管理や複数の 雇用形態の管理など、あらゆる業界・ケースに対応している場合がある。 多機能型、特化型のどちらが自社の予算や現状の課題解決 に適しているか整理してみましょう 13 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

導入の仕方 検討ポイント ~導入事例を確認しよう~ 「サービスの評価について第三者目線で知りたい」 「同じ業種・業界で実際に導入した後の効果を知りたい」 導入事例を確認しましょう 導入事例には ・導入した会社名と概要 ・導入したきっかけや課題 ・導入後の効果 などが主に掲載されています。 導入事例が掲載されていないクラウドサービスを 検討される場合は、外部サイトで情報収集するこ とをおすすめします。 ※メール配信ツール「blastmail」 導入事例： DeNA様 外部からの情報が少ない場合、導入している会社 が少なく運営会社やシステムに問題やトラブルが 発生しやすいことがあるため、注意が必要です。 実際に自社と同じ業種・業界・規模・課題解決での 導入事例があると社内承認もスムーズになるでしょう 14 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

導入の仕方 成功するポイント 成功するポイント1 成功するポイント2 成功するポイント3 まずは現状の業務や 導入時の現場の負担を 社内で運用する担当者を 体制を見直す できるだけ減らす 定めておく 「担当者によってやり方が違う」 「業務に偏りがある」 「人材が足 りていない」などの課題について はクラウドサービスの導入以外の 方法が適切な場合もあるため、ま ずは現状の業務状況を見直しまし ょう。 例えば、顧客管理システムを導入 するためには、顧客の名刺やアン ケート、注文状況など膨大な社内 情報を整理する必要があります。 根本にある課題を見誤ってしまう と自動化できない業務が発生し、 逆に業務が増えてしまうケースも あるので注意しましょう。 情報のインポート作業を外部委託 したり、導入のための特設チーム を組むなど、導入作業を現場任せ にしない対策が必要です。 社内に運用担当者を定めておくこ とで、質問やトラブル発生時の対 応がスムーズに進みます。 また、導入や運用を積極的に推進 するリーダーを定めておくと、導 入後のシステムの形骸化を防ぎま す。 15 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

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スマートゲートのBPOサービス 株式会社スマートゲートが提供するBPOサービスでは、 データ入力やスキャニング作業を代行することで社内DXを促進します！ 主なサービス内容 紙媒体のテキストデータ化と スキャニング作業の代行 システムやWEBサイトへの データ登録作業の代行 テキストデータを活用した 書籍制作やDM作成の代行 Pマーク 取得済み 安心の実績 12年以上 17 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

取引企業様の紹介 あらゆる業界の企業・団体様にご利用いただいております 取引企業 1,000社以上 実績 50,000冊以上 大学・公共団体・出版社・旅行会社・商社・放送・アプリ開発・病院・運送会社 など 18 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

BPOサービスを利用するメリット 社内リソース確保の 手間を削減 短期間で データ化作業が完了 スムーズな システム導入の実現 社内の名刺や請求書、契約書、その 弊社では、展示会やイベントで取得 名刺管理システムや顧客管理システ 他様々な書類のデータ化作業を進め した名刺やアンケートなどの顧客情 ム、会計ソフトなど、ご希望のシス るためには、ある程度社内人員が必 報をいち早くデータ化してご活用い テムがございましたら、システムに 要になります。弊社では豊富なリソ ただくサービスを展開しています。 スムーズに導入できる形式でデータ ースを確保しており、ファイル名の 特急対応では、翌営業日での納品を 化いたします。システムやWEBサイ 付け方や順番などを事前にヒヤリン 可能としており、お急ぎの場合でも トに直接入力を行う場合にも対応し グして進行するため、お客様の手間 一定の品質でサービスを提供してい ており、クラウドサービスの社内導 を大幅に削減いたします。 ます。 入をサポートいたします。 ※ボリューム・繁忙期によっては特急対応が難しい場合があります。 19 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

導入事例① 請求書のデータ化 製造会社 アプリ開発・Webデザイン会社 案件概要：紙の請求書のデータベース化 案件概要：教材の内容をスプレッドシートに入力 案件ボリューム：毎月 1,000枚ほど、３営業日で対応 案件ボリューム：毎月５冊、７営業日ほどで対応 依頼背景 紙媒体をデータベースに落とし込む作業の負担が大きいため、外注を検討しているとご相談いただきました。一つの請 求書のデータ入力を行うために、３つのデータファイルを開かないといけない複雑さと精密さを求められる作業であり 毎月行わなければならない案件だったため、定期的な依頼が可能で安定した品質を提供している弊社にご依頼いただき ました。 作業内容・効果 ３つのデータファイルから効率的にデータを取得・確認できるマクロを組み、対応いたしました。また定期的な案件だ ったため、専任のスタッフを設けてスムーズな業務フローの構築とナレッジの共有を行いました。毎月発生していた業 務を外部依頼することで、お客様側の人的コストの削減とコア業務への体制強化を行うことが可能になりました。 20 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

導入事例② 業務リストのデータ化 総合商社 案件概要：業務で使用するリストのデータ入力、Excel化 案件ボリューム：約200ページ（表組み、見開き有り）⇒Excel 1,400行 依頼背景 業務で使用する製本されたリストがあり、確認する際に毎回目視で目的の記述を探さなければならないため時間がかか ってしまい、作業効率が悪いとのことで、データ化のご相談をいただきました。 作業内容・効果 表が見開きになっているため印刷都合によるノドのアキがあり、OCRでは片面ページごとに情報が分断されてしまうた め、OCR後の校正にて調整を行いました。リスト全体の内容を一つの表にまとめたExcelファイルにデータ化することで 文字検索機能で探したい項目を瞬時に確認できるようになり、業務を効率化することができました。 21 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

会社概要 会社名 ｜ 株式会社スマートゲート 設立 ｜ 2011年7月8日 資本金 ｜ 18,000,000円 代表者 ｜ 代表取締役 後藤 康宏 本社 ｜ 東京都豊島区南池袋2丁目30-11 池袋第一生命ビルディング4F LAB ｜ 東京都渋谷区神宮前6丁目23-17 ロフティ原宿8F 所属団体 ｜ 一般社団法人 日本書籍出版協会 許認可 ｜ 出版社登録番号 / 978-4-908811 有料職業紹介事業許可番号 / 13-ユ-310959 認定 ｜ プライバシーマーク認定 / 第21004757号 22 Copyright © 2024 Smart Gate All Rights Reserved.

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