Power Automateで提出物の催促を自動化した話

LT#3 Power Automateで 提出物の催促を自動化した話 気ままに勉強会 #17 今回のお題：Power AutomateなんでもLT会 ～第３回～ 2022/5/28 1

自己紹介 • 名前： わたるふ • Twitter： @wataruf01 • ブログ： ルドルフもわたるふもいろいろあってな ・マシュマロ： wataruf01 • GitHub： wataruf01 • SharePoint Server 2007 からMicrosoft 製品に関わる • PowerShell が好き • Microsoft Teams が好き • 最近はPower Automate に熱中 • 個人的に調べたことや検証したことなどをブログで公開しています 2022/5/28 2

• https://twitter.com/wataruf01
• https://wataruf.hatenablog.com/
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テーマは「提出物管理」 • 会社への届け出や学校の宿題など人が集まる場所には 数多くの「提出物」があります • このLTは提出する側ではなく 部下や生徒に対して提出物を指示して 回収する側のかたの視点にたった内容です 2022/5/28 3

たとえばこんなケース 来週の出勤予定届を木曜の15:00までに出してね 提出が済んだら、Teams でいいねをしてね [課長] ミリアムさん 2022/5/28 4

提出期限 当日 さて、みんながちゃんと 提出が済んだかどうか、Teamsを確認しよう。 2022/5/28 5

未提出者に催促 ふむ。いいねをしているのは Aさん と Cさん の2名だけか。 未提出者にはメンションで催促して、 またあとで提出状況を再チェックしよう。 2022/5/28 6

数時間後 さて、みんながちゃんと 提出が済んだかどうか、再度Teamsを確認しよう。 2022/5/28 7

提出状況を再度チェック ふむ。いいねをしているのは 5名 か。 再度未提出者にメンションするか。 提出してないのは誰だ？ 2022/5/28 8

未提出者に催促 「いいね」しているひとの名前を確認 ↓ メンバーの名前一覧と「いいね」をしているひとの 名前を比較して「いいね」していないひとを特定 ↓ 「いいね」していないひとにメンションで催促 ↓ 時間をおいて提出状況を再チェック ↓ 全員が完了するまで繰り返し 2022/5/28 9

気付いた や る こ と が 多 い 2022/5/28 や る こ と が 、 、 、 10

つまりどういうことか • 提出完了したひとを見える化しても提出物管理は楽にならない • 提出物管理の本来の目的は何？ → 期限内にすべてのメンバーに提出を完了させること • 見える化すべき対象は何？ → 提出していないひとが誰であるか • 先に「目的」を決めてから「どのツール」で「どう効率化するか」を 決める → する （例） スケジュール実行で、提出していないひと宛に催促のメンションを 2022/5/28 11

未提出者に自動でメンションするフローを作りました。 2022/5/28 12

デモ 2022/5/28 13

このフローはGitHubで公開しています ご活用ください。ブログでフローの解説をしています。 Microsoft Teamsで投稿に「いいね」をしていないひとに対して スケジュール実行でメンションする（改良版 ＋ 全体解説の概要編） https://wataruf.hatenablog.com/entry/2022/04/09/080426 2022/5/28 14

• https://wataruf.hatenablog.com/entry/2022/04/09/080426

終わりです。 (｀・ω・´)