Power AutomateでSharePointを操る～Part7～

Power AutomateでSharePointを操る ～ Part７ ～ 気ままに勉強会 #12５ 2025/10/04 #気ままに勉強会

自己紹介 Power Platformに魅了されたパンダ。 推しはPower Automateとマネージド環境。 Power Platformの仲間が増えると嬉しいです。 お仕事 個人事業主 （屋号：Attract Place） たな Power Platform 管理・運用支援 Power Platform 開発支援・トレーニング ※前職：某大手企業にて、Power Platform管理・運用担当に従事 （Yuka Tanabe） Microsoft MVP （Business Applications） コミュニティ運営 気ままに勉強会 ：https://kimamani.connpass.com/ Power Platform Administrator Community ：https://jppac.connpass.com/ SNSなど X（Twitter） ： @dreams_panda ブログ ： https://tana-techlog.net/ Docswell ： https://www.docswell.com/user/tanapandalove #気ままに勉強会 2

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注意事項 • 2025年10月時点の情報となります。 今後のアップデートにより変更となる可能性があります。 • SharePoint Online でサイト、リスト、ライブラリ、および、Power Automateで、Standard approvals（承認）コネクタを多少触った ことがあるひと向けの内容です。 #気ままに勉強会 3

Part1 アイテムが作成・編集後に実行されるトリガー アイテム作成・更新・取得アクション リストにアイテムが作成されたり、編集して保存しなおしたときに実行される トリガーと無限ループしないように注意が必要ってお話をしたよ。 アイテムを作成したり、更新したりするアクションのお話もしたね。 気ままに勉強会#12 https://kimamani.connpass.com/event/240273/ [資料] Power AutomateでSharePointを操る～Part1、2 https://www.docswell.com/s/tanapandalove/ZXQX45-2022-05-15-145331 4

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Part2 アイテムを選択して実行するトリガー コンテンツの承認状態を設定するアクション リストのアイテムを選択してフローを実行するトリガーとトリガーによって、 操作するユーザーの権限が変わるから注意が必要というお話をしたよ。 コンテンツの承認というSharePointの機能についてもお話したね。 気ままに勉強会#15 https://kimamani.connpass.com/event/241401/ [資料] Power AutomateでSharePointを操る～Part1、2 https://www.docswell.com/s/tanapandalove/ZXQX45-2022-05-15-145331 5

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Part3 アイテムやファイルの削除を検知して 実行するトリガーや添付ファイルの操作アクション リストのアイテムに添付ファイルを追加したり、削除したりする アクションについてのお話をしたよ。 気ままに勉強会#27 https://kimamani.connpass.com/event/256235/ [資料] Power AutomateでSharePointを操る ～Part ３～ https://www.docswell.com/s/tanapandalove/K642E5-2022-08-06-234632 6

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Part4 削除検知と ファイルのチェックイン・チェックアウト アイテム・ファイルの削除トリガーを利用するときの注意点と とファイルのチェックイン・チェックアウトの機能についてのお 話をしたよ。 気ままに勉強会#47 https://kimamani.connpass.com/event/276476/ [資料] Power AutomateでSharePointを操る ～Part 4～ https://www.docswell.com/s/tanapandalove/56YMR8-2023-03-06-075100 7

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Part5 SharePointのアイテム権限 アイテム・ファイルのアイテムに権限を設定するときの注意点 についてのお話をしたよ。 気ままに勉強会#68 https://kimamani.connpass.com/event/294513/ [資料] Power AutomateでSharePointを操る ～Part 5～ https://www.docswell.com/s/tanapandalove/KW1GED-2023-10-07-215411 8

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Part6 リスト関連アクション・ファイル関連のトリガー リスト関連アクション・ファイル関連のトリガーとトリガー利用 時の注意点についてのお話をしたよ。 気ままに勉強会#108 https://kimamani.connpass.com/event/350346/ [資料] Power AutomateでSharePointを操る ～Part 6～ https://www.docswell.com/s/tanapandalove/ZYD64R-2025-04-12-214244 9

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SharePointコネクタのトリガーとアクション （変更点） 10

SharePointコネクタのトリガー の変更（13個） 1 Part1 変更なし １１ 6 Part2 2 7 3 8 4 9 Part6 12 13 Part4 5 1 Part1 Part1 2025/4/11 現在 10 １１ 6 Part2 2 7 3 ８ 4 9 Part6 12 13 Part4 5 Part1 10 2025/１０/3 現在 #気ままに勉強会 11

SharePointコネクタのアクションの変更前（50個） 1 Part5 2 7 8 9 40 21 Part1 4 6 39 20 3 5 38 19 Part2 Part4 22 28 42 29 43 24 １１ 30 44 25 12 14 Part1 23 10 13 41 31 26 Part4 Part3 Part6 Part6 45 Part1 32 46 27 33 47 15 Part1 34 48 16 35 Part3 ４９ 17 36 18 37 #気ままに勉強会 Part3 ５０ 48 2025/4/11 現在 12

SharePointコネクタのアクションの変更後（5１個） 1 39 ２０ Part5 2 40 21 New 3 41 22 Part5 ４ 42 23 Part1 5 Part1 29 43 24 30 6 Part2 7 Part4 8 9 10 追加１ 11 31 １2 45 26 32 13 14 44 25 Part6 27 Part3 Part4 Part6 46 Part1 33 47 28 34 15 48 Part1 35 16 49 36 17 Part3 50 37 18 38 19 #気ままに勉強会 Part3 51 48 2025/10/３ 現在 13

アイテムまたはファイルの承認要求を作成する #気ままに勉強会 14

アイテムまたはファイルの承認要求を作成する 1 39 ２０ Part5 2 40 21 New 3 41 22 Part5 ４ 42 23 Part1 5 Part1 29 43 24 30 6 Part2 7 Part4 8 9 10 11 31 １2 45 26 32 13 14 44 25 Part6 27 Part3 Part4 Part6 46 Part1 33 47 28 34 15 48 Part1 35 16 49 36 17 Part3 50 37 18 38 19 #気ままに勉強会 Part3 51 48 2025/10/３ 現在 15

「アイテムまたはファイルの承認要求を作成する」アクション リファレンス [参考] SharePoint - Connectors | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/sharepointonline/?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#create-an-approval-request-for-an-item-or-file #気ままに勉強会 16

• https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/sharepointonline/?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#create-an-approval-request-for-an-item-or-file

「アイテムまたはファイルの承認要求を作成する」アクション 承認タイプによって、 「Approval Schema」 が変わる 「承認の構成」の設定が適用されて いるリストまたはライブラリのみ 選択肢に現れる #気ままに勉強会 17

「アイテムまたはファイルの承認要求を作成する」アクション利用の前提条件 • アクションが利用できるリストまたはライブラリには、 [自動化]-[承認の構成]の適用が必要 ＜「承認の構成」未適用リストでの実行＞ 以下の列が自動で作成される 「承認の構成」を適用していないリストをカスタ ム値の入力で指定すると「このリストでは承認が 有効になっていません」というエラーとなる #気ままに勉強会 ・承認の状態 ・承認者 ・返信 ・承認作成者 18

承認の構成 適用後のリストビューの挙動 ＜リスト作成直後＞ ＜承認の構成 適用後＞ ＜承認の構成 適用→未適用後＞ 列が一度作成されると「承認の構成」 を未適用に戻しても、列は作成された ままであることに注意 #気ままに勉強会 19

「承認の構成」の動作 • 「承認の状態」列は、デフォルトで表示状態となる • 「承認者」「返信」「承認作成者」の列は、ビューの設定で表示にする必要あり • 「承認の状態」のステータス部分をクリックすることで「承認要求」「承認 操作」が可能 「承認の状態」列は、以下の ステータスとなる ・未送信 ・要求済み ・承認済み ・拒否済み 要求をキャンセル」する と「未送信」に戻る #気ままに勉強会 20

アクションの設定 と SharePointでの操作関係① ＜アクションの設定箇所＞ ＜SharePointでの操作画面＞ #気ままに勉強会 21

アクションの設定 と SharePointでの操作関係② ＜アクションの設定箇所＞ ＜SharePointでの操作画面＞ #気ままに勉強会 22

アクションの設定 と SharePointでの操作関係③ ＜アクションの設定箇所＞ ＜SharePointでの操作画面＞ #気ままに勉強会 23

Ｓｔａｎｄａｒｄ approvalsコネクタとの比較① • 承認タイプ「Default approval」の場合 ＜「アイテムまたはファイルの承認要求を作成する」アクション＞ いいえ はい Require a response from all recipients はい → Ｓｔａｎｄａｒｄ approvalsコネクタの「承認/拒否 – 最初に応答」と 同様の動作 いいえ → Ｓｔａｎｄａｒｄ approvalsコネクタ「承認/拒否 – すべてのユー ザーの承認が必要」と同様の動作 #気ままに勉強会 24

Ｓｔａｎｄａｒｄ approvalsコネクタとの比較② • 承認タイプ「Multi-stage approval」の場合 ＜「アイテムまたはファイルの承認要求を作成する」アクション＞ Ｓｔａｎｄａｒｄ approvalsコネクタの「連続した承認」と同様の動作 #気ままに勉強会 25

「アイテムまたはファイルの承認要求を作成する」アクション実行結果 • “ApprovalId” が 出力される • Standard approvalsコネクタの「承認を待機」アクション利用が可能 • ただし、「既定の環境」のみ ＜未加工の出力＞ #気ままに勉強会 26

承認履歴の保存場所 • どの環境で作成したフローでも「既定の環境」にログが保存される • Dataverseに保存される 実行 #気ままに勉強会 27

「承認を待機」アクションを利用する場合の注意 • 「既定の環境」以外でフローを実行すると、エラーとなる #気ままに勉強会 28

補足：Ｓｔａｎｄａｒｄ approvalsコネクタ #気ままに勉強会 承認コネクタと仲良くなろう 気ままに勉強会 #92（2024/9/7 ） 資料より抜粋 29

補足：Ｓｔａｎｄａｒｄ approvalsコネクタ #気ままに勉強会 承認コネクタと仲良くなろう 気ままに勉強会 #92（2024/9/7 ） 資料より抜粋 30

補足：Ｓｔａｎｄａｒｄ approvalsコネクタ #気ままに勉強会 承認コネクタと仲良くなろう 気ままに勉強会 #92（2024/9/7 ） 資料より抜粋 31

補足：Ｓｔａｎｄａｒｄ approvalsコネクタ #気ままに勉強会 承認コネクタと仲良くなろう 気ままに勉強会 #92（2024/9/7 ） 資料より抜粋 32

「承認の構成」と「コンテンツの承認」は共存不可 ① • 「承認の構成」を適用すると、[リストの設定]-[全般設定]-[バージョン 設定] > [コンテンツの承認]の設定が非表示となる • 同じ「承認の状態」列を利用した仕組みのためと推測される ＜「承認の構成」 未適用＞ ＜「承認の構成」 適用＞ #気ままに勉強会 33

「承認の構成」と「コンテンツの承認」は共存不可 ② • [リストの設定]-[全般設定]-[バージョン設定] > [コンテンツの承認] を「はい」に設定すると、「承認の構成」の適用が不可 • 同じ「承認の状態」列を利用した仕組みのためと推測される ＜「コンテンツの承認」 適用＞ ＜「承認の構成」メニュー非表示＞ #気ままに勉強会 34

Power AutomateでSharePointを操る ～Part 2～ 気ままに勉強会 #15（2022/5/14 ） 資料より抜粋 補足：コンテンツの承認 #気ままに勉強会 35

Power AutomateでSharePointを操る ～Part 2～ 気ままに勉強会 #15（2022/5/14 ） 資料より抜粋 補足：コンテンツの承認 #気ままに勉強会 36

Power AutomateでSharePointを操る ～Part 2～ 気ままに勉強会 #15（2022/5/14 ） 資料より抜粋 補足：コンテンツの承認 #気ままに勉強会 37

Power AutomateでSharePointを操る ～Part 2～ 気ままに勉強会 #15（2022/5/14 ） 資料より抜粋 補足：コンテンツの承認 #気ままに勉強会 38

Power AutomateでSharePointを操る ～Part 2～ 気ままに勉強会 #15（2022/5/14 ） 資料より抜粋 補足：コンテンツの承認 #気ままに勉強会 39

Power AutomateでSharePointを操る ～Part 2～ 気ままに勉強会 #15（2022/5/14 ） 資料より抜粋 補足：コンテンツの承認 #気ままに勉強会 40

さいごに • SharePointの「承認の構成」機能で手軽にアイテムに対する承認処理 の実装が簡単に • SharePoint自体の機能Updateを活用することでより便利に • Power Automateで「承認の構成」機能を利用した際の承認ルートを 簡単に実装可能 • 既定の環境のDataverse上に承認に関するログが保持されるので、 容量に注意 #気ままに勉強会 41

参考資料 • 承認コネクタと仲良くなろう 気ままに勉強会 #92（2024/9/7 ） 資料より抜粋 https://www.docswell.com/s/tanapandalove/ZXEE2Y2024-09-07-214813 • Power AutomateでSharePointを操る ～Part 2～ 気ままに勉強会 #15（2022/5/14 ） 資料 https://www.docswell.com/s/tanapandalove/ZXQX452022-05-15-145331 #気ままに勉強会 42

• https://www.docswell.com/s/tanapandalove/ZXEE2Y-2024-09-07-214813
• https://www.docswell.com/s/tanapandalove/ZXQX45-2022-05-15-145331

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