Microsoft365アプリ×PowerAutomateで業務効率化

Nov, 28. -30. 2024 A11 Microsoft 365アプリ ✕ Power Automateで業務効率化！ 松本 典子（のりじ） 株式会社ASAHI Accounting Robot 研究所 ／ サイバー大学 客員講師 @nori790822 #JapanM365CC2024

自己紹介 松本 典子（のりじ） ▪ ▪ 株式会社ASAHI Accounting Robot研究所 サイバー大学 客員講師 • 業務効率化のためのデジタルツール活用 ▪ ▪ ▪ Microsoft MVP for Business Applications LINE API Expert ASCII.jpにて記事を連載中 • 松本典子の「はじめよう！Azure Logic Apps／Power Automateでノーコード／ローコード」 • https://ascii.jp/serialarticles/3000789/ @nori790822 2 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 ▪ 著書：Microsoft Power Automate入門 #JapanM365CC2024

• https://ascii.jp/serialarticles/3000789/

こんな状況、ありませんか？ 顧客情報が複数件存在する 定型文だが宛先情報だけ毎回違う 一件ずつ 手入力で 情報を入力 （×10回） 3 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

こんな状況、ありませんか？ 顧客情報が複数件存在する 定型文だが宛先情報だけ毎回違う ぶっちゃけ 面倒すぎる あとミスる 4 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

面倒な（＆人がミスりやすい）作業なら 自動化 すればいいじゃない！ 5 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 5 #JapanM365CC2024

注意事項 ▪ 今回お話しする内容は、私の個人的見解を含みます。 詳細については、Microsoft公式ページをご確認ください。 ▪ 今回お話する内容は、適切なライセンスを保有している前提です。 ライセンスに関する事項については、信頼できる情報提供元に ご確認ください。 ▪ 画面や仕様は、2024年11月時点の情報です。 今後のアップデートなどで変更される可能性があります。 6 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

Word形式の「送付状」作成手順 Japan 7 Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

顧客データから必要な情報を転記 顧客データ 8 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 Word（テンプレート） #JapanM365CC2024

Word「テンプレート」とは ▪ 文書のひな形となるファイルを保存しておける「テンプレート」機能 • 定型的な文書で変更が必要な部分（日付や宛先情報など）だけを入力して 簡単に文書が作成できる 9 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

今回作成する仕組み #JapanM365CC2024

Microsoft Power Automate とは ▪ DPA / RPA 両方の機能を持つプロセスオートメーションサービス Microsoft Power Automate クラウドフロー （ DPA ） Power Automate デスクトップフロー （ RPA ） Power Automate for desktop 両方の機能を持つ 11 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

Microsoft Power Automate とは ▪ DPA / RPA 両方の機能を持つプロセスオートメーションサービス Microsoft Power Automate クラウドフロー （ DPA ） Power Automate デスクトップフロー （ RPA ） Power Automate for desktop 両方の機能を持つ 12 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

Power Automateで自動化する作業 1. 顧客データ（Excel）の上長チェック • 利用OKなリストか？ 2. 3. 4. 5. 6. • • 13 承認後、顧客データの内容をWordテンプレートに書き込む 顧客データ分のWord形式の「送付状」を作成 フロー実行日をフォルダー名としてOneDriveに作成 送付状をPDF形式に変換して「4」のフォルダーに保存 Teamsの指定チャネルに処理に関してのメッセージを投稿 承認された場合：処理完了＆PDFファイルの保存場所 拒否された場合：顧客データの再確認 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

処理の流れ（全体図） 2024年11月29日 承認 ボタン トリガー 送付状 を作成 顧客データ 上長のチェック （承認） 日付フォルダー を作成 PDFファイル に変換 処理完了＆ PDFファイル の保存場所 拒否 顧客データの 再確認 14 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

OneDrive内のフォルダー構成 ▪ OneDrive内に以下のフォルダーを事前に作成します。 202411Wordtemp-and-List 202411PDFファイル変更 顧客データやWordテンプレート PDFファイルの保存用 顧客データ.xlsx 2024年11月29日 word_tmp01.docx 2024年11月29日 15 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 顧客データ.xlsxを 全てPDF形式に変換 顧客データ.xlsx上の 顧客分のWordファイル #JapanM365CC2024

クラウドフローの作成 Japan 16 Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

フロー全体図 17 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

本セッションで説明するフローの箇所 1. 日付フォルダー作成の準備 2. 上長による顧客データのチェック 3. 送付状と保存フォルダーの作成、PDF変換、ファイルの保存 4. Teamsにメッセージを投稿 5. フローのDemo 18 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

1. 日付フォルダー作成の準備 Japan 19 Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

フロー全体図 20 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

現在の時刻の取得とタイムゾーンの変換アクション ▪ 日付フォルダーを作成する準備 • 「現在の時刻」取得 • タイムゾーンの変換 ▪ 21 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 書式設定文字列はカスタム形式 #JapanM365CC2024

書式設定文字列の「式」の内容 ▪ formatDateTime 関数 • 日付と時刻の値をさまざまな表示形式で操作および書式設定可能 • 異なるタイム ゾーンにまたがるデータと時刻を簡単に処理する方法も提供 ▪ utcNow 関数 • 現在の日時を取得 • 取得される日時はUTC（協定世界時）のため日本時間とは9時間の時差がある • addHours(utcNow(), 9)を使用してUTC時間に9時間を加える formatDateTime(addHours(utcNow(), 9), 'yyyy年MM月dd日') 2024年11月29日 参照：フローで日付と時刻の値をカスタマイズまたは書式設定する 22 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/date-time-values

2. 上長による顧客データのチェック Japan 23 Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

上長による顧客データのチェック 2024年11月29日 承認 ボタン トリガー 送付状 を作成 顧客データ 上長のチェック （承認） 日付フォルダー を作成 PDFファイル に変換 処理完了＆ PDFファイル の保存場所 拒否 顧客データの 再確認 24 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

フロー全体図 25 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

承認フローとは ▪ 企業内の契約や各種手続きに対して、許可を取りたい人が申請を行い、 権限を持つ人が承認をする一連の流れのことです。 平日開催の 有償セミナーに 参加したい 社員Aさん 上司 課長 部長 参加OK！「いってらっしゃい！」 26 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

承認コネクタとは ▪ 承認が必要なフローを作成する際に利用できるコネクタとして、 「承認コネクタ」が用意されています。 ①開始してテキストの承認を待機 テキスト付き承認依頼を作成し、依頼者へメール送信する 承認または拒否されるまでアクションは待機する ②開始して承認を待機 承認依頼を作成し、依頼者へメール送信する 承認または拒否されるまでアクションは待機する ③承認を作成 承認依頼を作成し、依頼者へメール送信する 処理後、次のアクションへ進む ④承認を待機 依頼済みの承認が承認または拒否されるまで待機する 承認または拒否されるまでアクションは待機する 27 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

承認コネクタとは ▪ 承認が必要なフローを作成する際に利用できるコネクタとして、 「承認コネクタ」が用意されています。 ①開始してテキストの承認を待機 テキスト付き承認依頼を作成し、依頼者へメール送信する 承認または拒否されるまでアクションは待機する ②開始して承認を待機 承認依頼を作成し、依頼者へメール送信する 承認または拒否されるまでアクションは待機する ③承認を作成 承認依頼を作成し、依頼者へメール送信する 処理後、次のアクションへ進む ④承認を待機 依頼済みの承認が承認または拒否されるまで待機する 承認または拒否されるまでアクションは待機する 28 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

承認コネクタの追加と設定 ▪ 承認コネクタの「開始して承認を待機」アクションを配置・設定します。 ①「承認/拒否 - 最初に応答」を選択します。 ※指定された担当者が「承認または却下」すると次の アクションに進みます。 ① ② ③ ④ ②「顧客リストの確認依頼」と入力 ③「承認者」のメールアドレスを設定します。 ※複数のメールアドレスを設定可能 ⑤ ④承認者にやって欲しい内容を記入 ⑥ ⑤「顧客リスト」のURL ⑥アイテムリンクについての説明 29 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

承認アクションからの通知内容 ▪ Outlook または Teams に以下の通知が届きます。 承認者に届く通知 30 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 申請者に届く通知 #JapanM365CC2024

条件分岐を利用する 承認アクションの動的なコンテンツ「結果」を利用し、承認結果が 承認か拒否かの判定をします。 ▪ 結果は英語表記（Approve / Rejection） ▪ 31 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

条件分岐を利用する 承認アクションの動的なコンテンツ「結果」を利用し、承認結果が 承認か拒否かの判定をします。 ▪ 結果は英語表記（Approve / Rejection） ▪ 送付状の作成・PDF変換・Teamsへの通知 32 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 Teamsへの通知（顧客リストの再チェック） #JapanM365CC2024

3. 送付状と保存フォルダーの作成、 PDF変換、ファイルの保存 Japan 33 Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

送付状と保存フォルダーの作成、PDF変換、ファイルの保存 2024年11月29日 承認 ボタン トリガー 送付状 を作成 顧客データ 上長のチェック （承認） 日付フォルダー を作成 PDFファイル に変換 処理完了＆ PDFファイル の保存場所 拒否 顧客データの 再確認 34 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

フロー全体図 35 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

①日付フォルダーの作成と送付状の作成・保存 36 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

Wordテンプレートに動的に値を入力 ▪ Word Online（Business）コネクタ「Microsoft Word テンプレートを 事前設定します」アクションを利用します。 • Word Online（Business）コネクタはプレミアム コネクタ 37 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

日付のフォルダーを自動作成 フォルダーのパスを「式」を使って作成します。 ▪ • concat関数で「/」を結合 concat('/202411Wordtmp-and-List','/',body('タイム_ゾーンの変換'),'/') /202411Wordtmp-and-List/2024年11月29日/ 38 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

Word形式のファイルを保存 ▪ 指定のフォルダーにWord形式のファイルを保存します。 • ファイル名は「会社名」 ファイルの拡張子 を入力 39 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

②PDFファイルに変換・フォルダーに保存 40 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

Apply to each の中に処理が入る理由 ▪ 「顧客データ.xlsx」が複数件 • 今回は10件あるので10回ループ 41 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

4. Teamsにメッセージを投稿 Japan 42 Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

Teamsにメッセージを投稿 2024年11月29日 承認 ボタン トリガー 送付状 を作成 顧客データ 上長のチェック （承認） 日付フォルダー を作成 PDFファイル に変換 処理完了＆ PDFファイル の保存場所 拒否 顧客データの 再確認 43 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

フロー全体図 44 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

Teamsに投稿するメッセージ内容の違い ▪ 条件分岐の結果によって、投稿するメッセージ内容が変わります。 45 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

「はいの場合」に投稿されるメッセージ ▪ 承認者の名前とコメントもメッセージとして投稿できます。 46 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

投稿者「ユーザー」と「フローボット」の違い ▪ 投稿メッセージが削除可能・不可の違いがあります。 ・ユーザーの投稿 ・投稿者が削除できる 47 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 ・ワークフロー経由の投稿 ・メッセージ削除できない #JapanM365CC2024

フローのDemo Japan 48 Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

今回はクラウドフローのみでしたが・・・ ▪ Microsoft Power Automate は、 DPA / RPA 両方の機能を持つプロセスオートメーションサービス Microsoft Power Automate クラウドフロー （ DPA ） Power Automate デスクトップフロー （ RPA ） Power Automate for desktop #JapanM365CC2024

まとめ ▪ 人が行うと時間がかかったりミスする作業は自動化しよう • 実稼働時は適切なライセンス取得を！ ▪ Officeアプリも内容によってはクラウドフローと連携可能 • Word Online（Business）コネクタはプレミアム コネクタ ▪ 「式」を適切に利用することで完結なフローに！ • 処理の可視化が目的なので基本はコネクタで作成 ▪ Power Automate for desktop（デスクトップフロー）も使えば 紙の印刷作業も自動化できる 50 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

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