1.2会計担当タスクリスト・進行管理シート

プロジェクト名 タスクNO. ○○学会202X年次大会 開催地管理 開催地責任者 開催地副責任者 担当 担当 担当 担当 項目名 詳細 適切な規模と設備を持つ会場の選定、宿泊 LC1 開催地の選定と契約 施設の確保と料金交渉、契約書の作成と締 結 現地実行委員会のメンバー選出、大会実行 LC2 LC3 現地実行委員会の組織 現地スタッフの配置と トレーニング 委員会と現地実行委員会の役割分担の明確 化、定期的な会議（擦り合わせ）スケジュ ールの設定 ボランティアスタッフの募集と配置、スタ ッフへの役割分担とトレーニング、緊急時 の対応マニュアルの作成と共有 ウェブ登録フォームの作成、支払い方法の LC4 参加登録システムの構築 設定、 参加者データベースの管理 会場レイアウトの決定、必要機材のリスト LC5 会場設営の準備 アップと手配、看板や案内板のデザインと 制作 参加者への資料配布と案内、会場内の案内 LC6 当日の運営体制の確立 表示の設置、緊急時の対応マニュアルの確 認と徹底 各セッションの進行管理補助、プレゼンテ LC7 セッション運営支援 ーション支援（ネットワーク接続、プロジ ェクター設置など）、音響・映像機器の操 作とトラブル対応

02X年次大会 開催地管理 会期初日 開始日 4/1/2024 1/1/2025 終了日 3/31/2025 ステータス ご連絡文 担当 期限 担当者A 会期6ヶ月前 済 LC1議事録 会期4ヶ月前 担当者A 会期5ヶ月前 済 LC2議事録 会期5ヶ月前 担当者A 会期4ヶ月前 未 担当者B 会期4ヶ月前 未 担当者C 大会当日 未 担当者A 大会当日 未 担当者A 大会当日 未 進行状況 議事録NO. 発信時期

ご連絡文 サンプル 会場アクセス 情報連絡文面 宿泊施設予約 開始連絡文面

○○学会202X年次大会 開催地運営 プロジェクト名 業務 タスク NO. NO. 2 LC1 開始日 終了日 終了日 担当者 開催地責任者 開催地の選定と契約 終了日 開始日 終了日 進捗率 ステータス 4/1/2024 ###### 会場の選定 担当者A 4/1/2024 ###### 100% 完了 宿泊施設の確保と料金交渉 担当者A 4/1/2024 ###### 50% 実施中 5 契約書の作成と締結 担当者A 5/7/2024 ###### 50% 実施中 現地実行委員会の組織 5/7/2024 ###### 7 現地実行委員選出 担当者A 5/7/2024 ###### 100% 完了 8 役割分担の明確化 担当者A 6/3/2024 ###### 50% 実施中 定期的な会議の設定 担当者A 6/3/2024 ###### 50% 実施中 11 9 ボランティアスタッフ募集 担当者A 6/3/2024 ###### 50% 実施中 12 スタッフへ役割分担トレーニング 担当者A 6/3/2024 ###### 30% 実施中 13 緊急時対応マニュアル共有 担当者A 6/3/2024 ###### 0% 未実施 10 14 LC3 LC4 現地スタッフの配置とトレーニング 6/3/2024 ###### 参加登録システムの構築 5/6/2024 ###### 15 ウェブ登録フォームの作成 担当者B 5/6/2024 ###### 50% 実施中 16 支払い方法の設定 担当者B 5/6/2024 ###### 50% 実施中 17 参加者データベースの管理 担当者B 5/6/2024 ###### 0% 未実施 18 LC5 会場設営の準備 ###### ###### 19 会場レイアウトの決定 担当者C ###### ###### 50% 実施中 20 必要機材リストアップと手配 担当者C ###### ###### 50% 実施中 21 看板案内板デザインと制作 担当者C ###### ###### 100% 完了 22 LC6 当日の運営体制の確立 ###### ###### 23 参加者への資料配布と案内 担当者A ###### ###### 0% 未実施 24 会場内の案内表示の設置 担当者A ###### ###### 0% 未実施 25 緊急時対応マニュアル確認 担当者A ###### ###### 0% 未実施 26 LC7 セッション運営支援 1 8 15 22 2024年5月 29 5 12 19 2024年6月 26 4 11 18 2024年7月 25 1 8 15 2024年8月 22 29 6 13 20 2024年9月 27 3 10 17 2024年10月 24 1 8 15 22 2024年11月 29 5 12 19 2024年12月 26 2 9 16 2025年1月 23 30 7 14 21 2025年2月 28 4 11 18 2025年3月 25 2 9 16 23 30 1週 2週 3週 4週 5週 6週 7週 8週 9週 10週 11週 12週 13週 14週 15週 16週 17週 18週 19週 20週 21週 22週 23週 24週 25週 26週 27週 28週 29週 30週 31週 32週 33週 34週 35週 36週 37週 38週 39週 40週 41週 42週 43週 44週 45週 46週 47週 48週 49週 50週 51週 52週 53週 4 LC2 予備期間 2024年4月 開始日 3 6 ○○学会202X年次大会日程： ######## 〜 ######### 実施期間 期間 作業名 ○○学会202X年次大会 開催地運営 1 開始日 ###### ###### 27 各セッションの進行管理補助 担当者A ###### ###### 0% 未実施 28 プレゼンテーション支援 担当者A ###### ###### 0% 未実施 29 音響・映像機器操作トラブル対応 担当者A ###### ###### 0% 未実施