2024年6月に日本のどこかで開催された同窓会よもやま話_

2024年6月に日本のどこかで開催された同窓会よもやま話 dai365

自己紹介 dai 365 平成７年就職 以降、非ＩＴ業務に長年従事 平成30年 子会社出向 令和２年 親会社に戻る 令和４年 管理部門に異動 令和５年 また異動 令和６年 また異動 おいおい3年連続だよ・・・ 趣味：登山、競馬、お酒、プロレス、パソコン（ネット） 性格：手書きや手入力が極端に嫌い⇒昭和の業務は大嫌い！！

今日お話しするのは つい先日開催された同窓会のお話です と言いながら準備段階から当日、さらには開催後まで 実に様々なアプリが登場します。 自分でもいったいいくつ作ったのか、よく覚えてません(笑)

本日のコンテンツ １．参加申込アプリ作って公開しちゃいました！ ２．請求書・領収書管理はもちろんアプリ ３．え？こんなものまでアプリ化？ ４．さて同窓会当日、何が動いた

まず、話は2023年３月にさかのぼる 2023年3月、メッセンジャーにある一通の知らせが それは・・・ どうも同窓会の当番期というものがあり、来年（2024年）が当 番期らしいということだ しかも人数が少ないので、どうか引き受けてほしいとのこと

で何も知らないまま2023年の同窓会に参加する 2023年6月、言われるがままに同窓会に参加 とりあえず見ておいてね、雰囲気掴んでおいてねという先輩の言 葉 のちにそれがものすごい金言であったことを知る・・・ がしかしこのときはのちの運命を知る由もない

当番ってですね いわゆる長を決めなきゃなんですね、つまり当番長 で事務局とか会計とか広告担当とか色々 それを決めるのにまずは9月にオンライン会議 がしかし、ここで問題が・・・

まずですね オンライン会議やるのに一苦労 とりあえず私のテナントに全員外部招待しました で会議招集！！ そこで役割を決めました

正直 何やろうかな？って感じで参加してたんですが やっぱデジタルでしょ！！ってことでデジタル担当(笑) さらにはノリと勢いで事務局なんか引き受ける これものちに大変なことにつながっていく

前年の資料を見ると・・・ そこには「エクセルファイル」の山 あーこれはアプリ化必須だよなあ・・・と そこでまずは参加申込をアプリ化することに着手

参加申込アプリはノーコードツールClickで！！ このアプリに搭載した機能 参加申込機能 参加申込確認機能も付加 広告申込機能 前年に掲載した広告を確認可能に 各同窓会やSNSへのリンク 前年の開催の様子を写真掲載 問合せメール送信機能 当番期だけが申込者を確認閲覧可能に

参加申込アプリはノーコードツールClickで！！

それだけで終わらせるわけがない もちろんClick内でデータベース化はされている がしかし、それだけでは真の効率化にはならない(笑)

作ったフローはこんな感じです。 メールをテキストにして 開始位置検索して 変数初期化して、文字列の長さ格納して その部分を抜き出して、項目に入れる という項目の数だけ長い(笑) パワ実さんの記事を参考に作成してみました。 【PowerAutomate】Outlookで受信したメール本文の特定の文字列を抽出し、SharePointリストに格納する 方法｜業務効率化・データ活用ブログ (powerplatformknowledge.com)

• https://www.powerplatformknowledge.com/powerautomate-extractstring-fromemail/

Sharepointリスト作って何するの？ 今回の申込アプリでは広告申込があります。 広告の申込があった場合、本来は広告担当が請求書を作成してやりとりをします。 請求書作るの大変だろうなあ～と思い、請求書作成をPowerAppsでアプリ化しました。 いつもお世話になっているPDF関数！！

請求書を発行したということは・・・ PDFボタンを押すと 領収書を作成 領収書をメールに添付してメール送信

さてここまで出来たらいよいよ案内、その前に 開催案内するのですが、チラシ必要ですよね ここで何故かPowerAppsでチラシを作り始めます(笑) どうしてって？ きっとPDF関数使ってメール送信したかったんでしょうね 結局このチラシは採用となったものの メール送信機能は最後まで使われませんでした(笑)

いよいよ案内の日！！ 今見返したら、2月24日に開催案内してますね 当然ですがPowerAutomateで一斉送信しております。 このあともフローのお世話にちょいちょいなります。

一斉送信フロー、何回使った？ 開催案内 ２月２４日 広告掲載依頼 ３月２３日 開催案内（再度） ４月 広告掲載依頼（再度） ４月１９日 開催案内（３回目） ４月２１日 同期へ２次会案内 ５月 開催リマインド ５月１８日 開催リマインド ６月 ７日 ７日 １日 このようにメール一斉送信にフローが大活躍！！ 各送信ともに１００～２００件送信している

今振り返る、いったいいつがピーク？ 個数 / メールアドレス 行ラベル 2月 行ラベル 列ラベル 広告 14 2月10日 18 32 18 3月 37 39 76 2月 14 18 32 3月1日 4 1 5 3月 37 39 76 3月4日 2 1 3 4月 32 115 147 3月5日 2 2 4月1日 1 4 4月2日 2 4 3月6日 1 1 4月3日 4 2 6 1 1 2 5 5 1 2 4 32 1 1 1 1 1 2月15日 3 3 1 1 2月22日 4 2月23日 3 2月24日 2 2月25日 1 広告 参加申込 総計 2月 14 18 32 3月 37 39 76 5 4月 32 115 147 6 5月 19 19 5月1日 3 3 5月5日 1 1 5月7日 1 1 4 5月9日 2 2 1 1 4月4日 3月8日 2 2 4月5日 1 3月9日 2 2 4月6日 1 3月10日 1 3 4 4月7日 4 3月11日 2 2 4 4月8日 1 7 8 5月10日 4 3月12日 1 1 2 4月9日 4 6 10 5月11日 1 1 4月10日 1 3 4 5月12日 2 2 4月11日 6 6 5月13日 1 1 4月12日 1 1 5月20日 2 2 3 5 3月13日 2 1 3 1 1 3月14日 1 2 3 3月15日 2 4 2月27日 2 1 3 2 2 2 4月13日 4 4 3月16日 1 1 2 4月14日 4 4 5月21日 1 1 3月17日 1 7 8 4月15日 2 2 5月22日 1 1 1 1 5月26日 1 1 1 1 5月27日 1 1 1 2 5月29日 1 1 4月19日 1 1 4月20日 3 3 191 274 1 4月16日 3月19日 2 2 4月17日 3月20日 1 1 4月18日 3月18日 1 39 76 4月 32 115 147 19 19 3月23日 1 1 2 191 274 3月25日 6 4 10 3月26日 3 1 4 3月27日 3 1 3月28日 2 1 3月29日 4月 1 4月21日 3 3 4月22日 3 5 8 4 4月23日 2 5 7 3 4月24日 4 4 1 4 5 4月25日 3 3 32 115 147 4月26日 2 8 10 19 19 4月27日 3 8 11 274 4月28日 1 2 3 4月29日 1 6 7 4月30日 4 10 14 19 19 83 191 274 5月 総計 1 2 37 83 列ラベル 行ラベル 1 3月 総計 個数 / メールアドレス 1 2 5月 参加申込 総計 3月7日 2月26日 2月29日 広告 14 1 2月21日 列ラベル 2月 2月14日 2月16日 個数 / メールアドレス 参加申込 総計 1 2月12日 参加申込 総計 行ラベル 1 2月11日 広告 83 191 5月 総計 総計 83 ４月前半と後半 辛そうですね(笑) よく頑張りました

申込～請求書発行～領収書発行までのまとめ 参加申込・広告申込アプリは秀逸の出来栄えだったと思う ＊ただし途中で機能追加もしている 請求書発行・領収書発行は完全自動化ではないがほぼボタン一つ ＊これも件数多い日は少々面倒ではあった 何よりアプリ化したことにより一人情シス状態を勝手に作り上げてしまった(笑) ＊これにより２月から毎日気の抜けない状態となった・・・自業自得 じゃあ他の方法があるかというと、これがベストだったであろう

さて、当日は何やらイベントをやるようです 今年、パリオリンピックがあります 卒業生が日本代表選手なのです その応援イベントを同窓会でやることになりました どうも何かを抽選するようです 最初に考えたのはコレ(笑) 年末ジャンボの抽選風味に

さて、当日は何やらイベントをやるようです 最終的にはこんな感じにしてみました ビンゴゲームの応用ですね ちょっと遊びで音楽もつけて(笑)

さて、当日は何やらイベントをやるようです 参加人数のコレクション作ってシャッフルしてコレクション化 シャッフルしたコレクションを１つずつ呼び出してコレクションに

さて、当日は何やらイベントをやるようです 参加人数のコレクション作ってシャッフルしてコレクション化 シャッフルしたコレクションを１つずつ呼び出してコレクションに

同窓会って名札や席札必要ですよね 名簿データは手元にあるということは・・・ ギャラリー？ 素直にエクセル使えばいいのに(笑) 同様の手順で領収書も作成

同窓会って当日受付ありますよね ここでまたClickの登場です 受付って紙でやるパターン多いですよね それをアプリ化しました お手伝いの方はスマホで検索して確認ボタン それだけでは物足りないので 確認済の人数と集めた金額も可視化 さらにはテーブルごとの人数もわかるように 当日の朝実装しました

同窓会って当日受付ありますよね

さて、当日の進行はいかに 普通パワポで投影しますよね(笑) ここまで来たら、アプリ化です いやこれにはちゃんと理由があります

アプリ化の理由は？ 音楽の再生を必要とするコーナーが散りばめられている ここはアプリ化の見せどころ

アプリ化の理由は？ 動画の再生を必要とするコーナーが散りばめられている ここはアプリ化の見せどころ

当日の進行は アプリであることによって、誤操作がなかった 仮に誤操作した場合の措置も講じていた 個人的にはパワーポイントよりも自由度が高くよかったと思っている また先の抽選アプリもこの中に組み込まれている ではちょっと全体見て見ましょうか

開催終了後、ひとつの問題が 当日、記念タオルを作成し販売しました がしかし約７０本が売れ残る事態に・・・ さあ、ここでもまたClickの出番でした！！ 同窓の方々にリンクを配布したところ 即日完売！！

正直ですね 私に出来ることは色んなことの写経くらいしか出来ません でも、続けていたら、このくらいは出来るようになりました。 思うものが作れるようになるのはとても楽しいです。 その喜びを多くの人に伝えて、味わってほしいです。

この道を行けば どうなるものか 危ぶむなかれ 危ぶめば道はなし 踏み出せばその一足が道となり その一足が道となる やればわかるさ！！ 迷わず行けよ やればわかるさ