やまさん流 SharePoint Online 活用術
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August 31, 22
スライド概要
2022/08/31 AvePoint Japan 主催
【Microsoft MVP の祭典 2022】SharePoint ( 活用 × 連携 ) = 無限大∞!
やまさんのセッション 登壇資料です。
関連スライド
各ページのテキスト
#avejp #JPAUG やまさん流 SharePoint Online 活用術 ～ Power 〇〇の話題もあるよ！ ～ 【Microsoft MVP の祭典 2022】SharePoint ( 活用 × 連携 ) = 無限大∞! #avejp #JPAUG 山田 晃央（Yamada, Teruchika） Microsoft MVP Business Applications 2020 - 株式会社アイシーソフト シニアテクニカルマネージャー @yamad365 https://qiita.com/yamad365
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今日お伝えしたいコト • 当方が SharePoint Online を準備するとき、 「どんなコトを考えているか？」 Teams の話題も交えて誰かの参考になれば幸い！ ※“わりきった使い方”かもしれない… • SharePoint Online サイトで当方がよくやる（？） Power Apps、Automate の活用方法
諸注意 • 2022 年 8 月 時点の環境で資料作成しています → 将来的なアップデートで画面等が変更になる可能性があります • Power Apps や Power Automate が利用できない方は、 ・ライセンスが利用条件を満たしていない ・管理者によって無効化されている などの状況が考えられます。管理者へお問い合わせください → 運営ｻﾝや当方へお問い合わせいただいても救えませんm(_ _)m • SharePoint Online が使えない方も上記と同様と想定されます • 当方の個人的意見を多分に含む場面があります
#avejp #JPAUG 自己紹介 ども、やまさんデス！
◼ Microsoft MVP Business Applications Power Apps 、Power Automate ◼ 愛知県名古屋市を拠点にMSクラウド部隊を率いてます (主に M365 導入支援、利活用支援がメイン) ◼ 通称「やまさん」あるいは「火消魂のヒト」 https://qiita.com/yamad365 yamad365 株式会社アイシーソフト シニアテクニカルマネジャー http://www.icsoft.jp/
Microsoft Power Apps入門 手を動かしてわかるローコード開発の考え方 翔泳社 https://www.shoeisha.co.jp/book/detail/9784798170558 SNS で感想をおよせいただく際は、 ハッシュタグ「#JYApps本」でお願いします 小玉さんと共著です
#avejp #JPAUG 関連コミュニティ 主催だったり 運営だったり ただの参加者だったり
LogicFlow-ja Japan Power BI User Group Power Automate Desktop 勉強会 Japan Power Apps User Group Japan Power Virtual Agents User Group Japan Power Platform User Group
中部地区でもコミュニティ勉強会あります。 ハッシュタグ #JPSPSNGY https://jpsps-ngy.connpass.com ハッシュタグ #JPPUG758 https://paandflow.connpass.com ※コロナ禍を乗り越えたら、また地方勢も集まってワイワイやりましょう！！
Japan Power Platform Conference 2022 https://powerplatformconf.connpass.com/event/245996/
お品書き あるいは、アジェンダ #avejp #JPAUG
お品書き 1. SharePoint Online サイトの種類 2. （やまさん流） SharePoint Online サイトの使い分け 3. Power Apps、Power Automate からみた SharePoint Online ※Power系の SPO 簡単（？）な活用例 4. まとめ
SharePoint Online サイトの種類 Microsoft 365 グループ が付くか？つかないか？ #avejp #JPAUG
SharePoint スタートページからサイト作成
SharePoint 管理センター からサイト作成
作成できるサイトは大きく 3 種類
Microsoft 365 グループ が作られるのか？ 必ず、 Microsoft 365 グループ が 作成される Microsoft 365 グループ は 作成されない
Teams と SharePoint Online の関係性 Microsoft Teams Microsoft 365 Groups https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/office-365-groups?WT.mc_id=BA-MVP-5004053
（やまさん流） SharePoint Online サイトの使い分け ※あくまで、個人的意見です。かなり“わりきった”使い方かも？ #avejp #JPAUG
M365グループ付属 チームサイト M365 グループ チームの情報連携向け （例：プロジェクト用） 個人的に全く利用しない・させない。 「プロジェクト用」＝『 Teams を利用すべき』 でワリキリ。
Teams 利用を推奨する意図 1. 結局はメンバー間で「コミュニケーション」が必須 → ファイルや情報を共有する“だけ”の運用じゃないですよね → Teams でチャットや会議をまとめながら資料も連動したほうが便利 2. メンバーのメンテナンスも Teams 画面のが楽じゃない？問題 → Microsoft 365 グループのメンバーメンテするよりも、 Teams の所有者に“まるっと管理・運用”任せたいですよね コミュニケーション＋ファイル共有 ＝ Teams ですよね？
コミュニケーションサイト 情報発信向け （例：社内ポータル） ポータルサイトを作るならコレ！
単体サイト（M365 グループ無し） コミュニケーション サイト チームサイト チームの情報連携向け （例：プロジェクト用） 「左メニュー」 が必要な時は、 コレを選ぶッ!! 情報発信向け （例：社内ポータル）
「左メニュー」ってコレ
やまさん流 サイトの使い分け例 チームサイト チームの情報連携向け （例：プロジェクト用） コミュニケーション サイト 情報発信向け （例：社内ポータル）
SharePoint ホームページ 参考情報 の サイト作成を禁止できます。
【参考】このメニューは・・・
SharePoint 管理センター で封印可能
封印完了 一般ユーザーはサイト作成不可になる。 ※Teams のチーム作成は可能。
やまさん流 SharePoint Online サイト 使い分け 軽く“まとめ”ておきましょう ※ワリキリ強めですｗ
やまさん流 サイトの使い分け例 チームサイト チームの情報連携向け （例：プロジェクト用） Teams 使えッ！！ ポータル ならコレ！ 特性を理解して、 用途に応じて選択！ コミュニケーションサイト 情報発信向け （例：社内ポータル）
あくまでも“やまさんの意見”です！ 「Teams のチームは不要だけど、SharePoint サイトが欲しい」 そんな場面は皆無だなぁー・・・🤔 という結論に至ったので、当方所属組織は前述で運用してます。 ※Microsoft 365 チームが付随するチームサイトも、 活用できるシーンがあれば、是非皆さんご活用ください。 ※当方は…検証以外で活用する機会が無かった(汗
皆さんの「組織に合う基準」を 皆さんで見つけてください！
Power Apps、Power Automate からみた SharePoint Online SharePoint ≒ データソース… #avejp #JPAUG
接続できればデータソース • 前述までに紹介した、どの手順で作成したサイトであろうと、 Teams のチーム裏にできるサイトであろうとデータソースです。
データソースを直接活用も簡単♪ そう、SharePoint Online ならね👍 直接、操作するのも 比較的簡単！
SharePoint Online ♡ Power Platform 簡単な（？）活用例
RSS 取得で、 最新情報を サイトに表示する
RSS をサイトへ表示させたい時に困る問題 • Microsoft 365 グループ 付随のチームサイトのみ、 RSS 取得ができる Web パーツがある（※他のサイトには無い…
Power Automate ＋ List で RSS 一覧作成 • 例：RSS フィードが発行されたらリストへ追加 → そのリストで RSS から最新情報を自動表示
サイトへ アプリやレポートを 配置する
利用頻度が高いアプリやレポートの埋め込み • SharePoint Online の Web パーツには、Power Apps のアプリや、 Power BI のレポートを配置する機能が標準提供されています。 • “そのサイト”で利用頻度が高いアプリ、レポートを埋め込み可能
Teams と セキュリティグループ を連動させる
Teams セキュリティグループ同期できない問題 セキュリティグループの メンバーが展開される！
Power Automate で連動可能 ただし…弱点が幾つかあります😥 ✓ 指定可能なセキュリティグループは『1つ』のみ ✓ セキュリティグループが入れ子の場合、 “子”以降はトリガーされない ✓ 単方向の同期。 （セキュリティグループ→Teams ） 上記フローの詳細は Qiita の記事をご参照ください。 https://qiita.com/yamad365/items/37d116a85e9cf161700c
AvePoint Cloud Governance https://www.avepoint.com/jp/products/cloud/office-365-governance 前述の Power Automate における弱点が全てカバーされているそうです。 大規模な Teams 管理・運用コストを低減するなら専用ツールでしょッ！！
Power Platform が便利でも… 専用ツールの優位性は強いです。 適材適所。費用対効果。 考えていきましょ。
Power Platform 連携 小さく試す みんな“初学者”からスタートです。 実際に自分の手を動かして試しましょう。 完璧を目指さない “目的を達成する”という本質を貫きましょう。 目的達成していたら、イレギュラーや細かいコトは対応無しで”も”OK 役割で仕組みをわける 1つのアプリ・フローに「アレもコレも」と詰め込むのは愚の骨頂。 小さくて鋭い改善、仕組みを組み合わせましょう。 基本は標準機能 Power Platform が便利でも、何でも自作しちゃダメです。 SharePoint の標準機能で運用できるのであればソレがイチバン！
Power Platform と SharePoint 「簡単なトコ」から連携させましょう
Power Platform ♡ SharePoint Online 強力な 組み合わせ ＆ 連携 で、もっと Microsoft 365 を便利に！
まとめ #avejp #JPAUG
基本は“標準機能”で運営推奨。 足りない機能は Power Platform。 それでもアレなら専用ソリューション。 ぐらいの感覚でどうですか？（提案 「システムに運用をあわせる」をまず。 どうしても、の場合に悩みましょう。 費用対効果も忘れずに... 出典「El Shaddai（素材）無料倉庫」http://elshaddai.jp/elshaddai_crim/freedeta.html
一番いいサイト運営を頼む 利用者各位の「目的」を達成できる 管理者各位の「運営が（比較的）楽チン」 両方のバランスを事前に考えておきましょ♪ 出典「El Shaddai（素材）無料倉庫」http://elshaddai.jp/elshaddai_crim/freedeta.html
まとめ 1. SharePoint Online “どのサイトで作るか？”は、 作成できるサイトの『特性』を理解して選択すべし！ 2. 判断の基準や指針を持っておくと楽チン！ → 所属組織などで「〇〇の場合、このサイトを利用」と決めておく 3. 「部署」や「プロジェクト」という単位なら Teams で良いカモ 4. Power Platform からみれば SharePoint はデータソース！ → 組み合わせ ＆ 連携 でもっと便利になる👍
まず「作る」「試す」。 話はソレからだ。
貴方のアイディアと、 ほんの小さな仕組みで、 業務が改善される！
素晴らしい SharePoint Onlie ＆ Power Platform Lifeを！
ありがとうございました Thank you Merci Danke schön 고맙습니다 Obrigado Gracias