SharePoint リスト のハジメカタ

SharePoint リスト の ハジメカタ いってみよう やってみよう @flali_world 気ままに勉強会 #25 2022/07/23

PROFILE NAME : ふらり @ ROBO BOY Twitter : @flali_world Blog : https://flali.hatenablog.com/ Docs : https://www.docswell.com/user/fworlddocs @flali_world 2

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はじめに 本資料に掲載されている内容は、 いつか人になりたいと思っている 🤖の空想上の出来事です。 内容間違っていたらごめんなさい。 @flali_world 3

本日は、パンダ要素が少なめです。デモ多めです。 @flali_world 4

あじぇんだ 1. SharePoint の機能と容量 2. SharePoint サイト 3. SharePoint ライブラリ と OneDrive for Business 4. カスタムリスト 5. さいごに @flali_world 5

SharePoint の機能と容量

SharePoint ざっくりこんな機能があります。 サイト ドキュメント ライブラリ カスタム リスト 容量 : 1TB + 10GB × SharePoint Online を含むライセンス数 ※容量が追加されないプランもあるよ SharePoint の制限 - Service Descriptions | Microsoft Docs @flali_world 7

• https://docs.microsoft.com/ja-jp/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits

SharePoint サイト

SharePoint サイトは2種類 チーム サイト コミュニケーション サイト コラボレーションに利用（概ねみんな平等） 組織で伝えたい情報の発信 (やや一方的) チームや部署単位など 組織全体、部署単位など Teams や Yammer、他サービスと連携 SharePoint のみ Microsoft 365 グループ SharePoint グループ @flali_world 9

SharePoint サイトの作成 1/2 １ ２ ガイド付きチュートリアル - チーム サイトを作成する - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs ガイド付きウォークスルー - コミュニケーション サイトの作成 - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs @flali_world 10

• https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/guided-walkthrough-creating-team-site
• https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/create-communication-site

SharePoint サイトの作成 2/2 「＋サイトの作成」から「新しいサイトの作成」を開きます。 ３ ４ ガイド付きチュートリアル - チーム サイトを作成する - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs ガイド付きウォークスルー - コミュニケーション サイトの作成 - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs @flali_world 11

• https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/guided-walkthrough-creating-team-site
• https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/create-communication-site

チームサイトの作成 1/2 言語の選択は後から変更不可。言語の追加は可能です。 サイト名 : 半角英数字で作成すると、グループアドレスやサイト アドレスにも反映される 用途を必ず入れておくのがおススメ(未来の自分は忘れている) プライベート：指定したメンバーのみアクセス可 パブリック : 組織内の誰でもアクセス可 日本語を選択 ※後から変更不可、言語の追加は可能 @flali_world 12

チームサイトの作成 2/2 メンバーの追加は後から可能です。 メンバーの追加 : 後で変更できます。 完了 : 作成完了です。 @flali_world 13

言語とタイムゾーンの変更 1/3 言語とタイムゾーンをご利用の地域に合わせていきます。 １ ２ ３ @flali_world 14

言語とタイムゾーンの変更 2/3 サイトの管理 ＞ 地域の設定 を選択します。 ４ @flali_world 15

言語とタイムゾーンの変更 3/3 タイムゾーンを「(UTC+09:00) 大阪、札幌、東京」とロケールを「日本語」に 変更します。 ５ ６ @flali_world 16

言語とタイムゾーンを変更しないと… サーバー依存している「日付と時刻」列がズレます。 デフォルトのまま 日本時間 タイムゾーンと言語の設定は Excel にも影響したりするので注意が必要です。 ブラウザーと Excel でのブックの使用の相違点 (microsoft.com) @flali_world 17

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/ブラウザーと-excel-でのブックの使用の相違点-f0dc28ed-b85d-4e1d-be6d-5878005db3b6?ui=ja-jp&rs=ja-jp&ad=jp

OneDrive for Business にもあります！ タイムゾーンと言語の設定はこちら １ ２ ３ ４ @flali_world 18

SharePoint 管理センターから既定値を変更できます 管理センターの設定は、新規で作成するテナントの既定値になります。すでに作 成しているテナントへは影響しません。 １ ２ ３ @flali_world 19

SharePoint のデザインに困ったら SharePoint look book を利用してみよう！サンプルサイトをテナントにプロビ ジョニングできます。 テナントにサンプル サイトを追加する - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs @flali_world 20

• https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/add-sample-site

ドキュメントライブラリ

SharePoint と OneDrive for Business ふたつ？ SharePoint OneDrive for Business @flali_world 22

SharePoint と OneDrive for Business 仲間とつかう 自分の保存場所 SharePoint OneDrive for Business チームもしくはサイト管理者が管理 個人が管理者 チームや組織の共有データ パソコンにあるデータ OneDrive と SharePoint の制限事項 (microsoft.com) @flali_world 23

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/onedrive-と-sharepoint-の制限事項-64883a5d-228e-48f5-b3d2-eb39e07630fa

よく似ている2つの機能 SharePoint ≒ ドキュメントライブラリ カスタムリスト ファイルを主としたリスト データを主としたリスト @flali_world 24

パッと見わからない どっちがドキュメントでリストなのか… @flali_world 25

ライブラリはメタデータが持てる！ ドキュメント ライブラリとは何か。 (microsoft.com) リストまたはライブラリで列を作成する (microsoft.com) @flali_world 26

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/ドキュメント-ライブラリとは何か-3b5976dd-65cf-4c9e-bf5a-713c10ca2872
• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストまたはライブラリで列を作成する-2b0361ae-1bd3-41a3-8329-269e5f81cfa2

メタデータは便利！ メタデータで検索性アップ！ @flali_world 27

SharePoint にデータが集中している SharePoint Microsoft SharePoint Syntex の概要 | Microsoft Docs SharePoint Syntex | AI コンテンツ サービス | Microsoft 365 @flali_world 28

• https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/contentunderstanding/
• https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/enterprise/sharepoint-syntex?activetab=pivot:overviewtab

データ保管から活用できるデータへ メタデータ 手動 Power Automate AI Builder SharePoint Syntex ※ ※SharePoint Syntex では AI Builder が利用されています。 Microsoft SharePoint Syntex の概要 | Microsoft Docs SharePoint Syntex | AI コンテンツ サービス | Microsoft 365 @flali_world 29

• https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/contentunderstanding/
• https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/enterprise/sharepoint-syntex?activetab=pivot:overviewtab

カスタムリスト

1つのデータベースと１つの入力フォーム 入力フォームが利用できるので、同じ入力規則に統一しやすい。 @flali_world 31

Excel でも いいんじゃない？ Excelでもできます…でも、こうなっていませんか？ セルの結合… セル内で改行 しないでー 自由入力の オンパレードや セルの結合からの 不明瞭データ その Excel 、再利用することありますか？ ソフトウェアの境界と制限 (SharePoint Server 2016 および 2019) - SharePoint Server | Microsoft Docs @flali_world 32

• https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/install/software-boundaries-limits-2019

Excel のポイント1 データ表記を統一しよう 総務省が公開している、データ表記方法の統一ルールがおススメ！ 総務省ホームページ ｜報道資料｜統計表における機械判読可能なデータ の表記方法の統一ルールの策定 (soumu.go.jp) https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01toukatsu01_02000186.html @flali_world 33

• https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01toukatsu01_02000186.html

Excel のポイント2 テーブルにして利用しよう テーブルにすることで、Power Apps や Power Automate などで活用できます。 ２ ３ １ Excel のテーブルの概要 (microsoft.com) @flali_world 34

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/excel-のテーブルの概要-7ab0bb7d-3a9e-4b56-a3c9-6c94334e492c

リストの作成 1/2 リストを作成する (microsoft.com) @flali_world 35

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストを作成する-0d397414-d95f-41eb-addd-5e6eff41b083

リストの作成 2/2 まっさらなリストの作成 テーブルになっているExcelからリストの作成 アクセス権のあるSharePointサイトから構成を引継ぎ作成 テンプレートもアルヨ @flali_world 36

空白のリスト リスト名は英数字で作成を推奨。 後から日本語に変更できます。 日本語で作成すると、URL名がList1のようになります。 説明は必須ではないが、利用目的を入力しておくと吉。 人は忘れる生き物 サイトナビゲーションは、サイトの左側メニュー @flali_world 37

空白のリスト SharePoint リストのURL https://<tenant-name>.sharepoint.com/sites/PandaBlackTeam/Lists/PandaMembers/AllItems.aspx リスト名 列の追加 タイトルは必ず作成される リストおよびライブラリの列の種類とオプション (microsoft.com) @flali_world 38

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストおよびライブラリの列の種類とオプション-0d8ddb7b-7dc7-414d-a283-ee9dca891df7
• https://&lt;tenant-name&gt;.sharepoint.com/sites/PandaBlackTeam/Lists/PandaMembers/AllItems.aspx

列の作成 名前は半角英数字で作成を推奨 作成時の名前は、内部名に利用される 後から日本語に変更することは可能だが、 リストを直接利用しないのであれば、 英数字のままのほうが楽 利用目的を入れておくと吉 人は忘れるイキモノ @flali_world 39

列名を日本語で作成すると… 列名を最初に半角英数字で作成した場合 内部名 列名を最初に日本語で作成した列 内部名 @flali_world 40

Excel から SharePoint にエクスポートする Excel ニヤリ SharePoint Excel テーブルを SharePoint にエクスポートする (microsoft.com) @flali_world 41

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/excel-テーブルを-sharepoint-にエクスポートする-974544f9-94bc-4aa8-9159-97282d256dab

Excel から SharePoint にエクスポートする SharePoint サイトのURL ２ ３ リスト名は英数字で作成を推奨 １ ３ ４ ５ 利用用途や目的を書く 人は忘れるイキモノ テーブルを選択 ６ ７ Excel テーブルを SharePoint にエクスポートする (microsoft.com) @flali_world 42

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/excel-テーブルを-sharepoint-にエクスポートする-974544f9-94bc-4aa8-9159-97282d256dab

作成されたリストの確認 @flali_world 43

作成されたリストの確認 種類列が表示される グリットビュー表示 リストまたはライブラリでビューを作成、変更、または削除する (microsoft.com) @flali_world 44

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストまたはライブラリでビューを作成-変更-または削除する-27ae65b8-bc5b-4949-b29b-4ee87144a9c9

新しいビューを作成する 1/4 １ ２ @flali_world 45

新しいビューを作成する 2/4 ３ ビューの作成 @flali_world 46

新しいビューを作成する 3/4 ４ @flali_world 47

新しいビューを作成する 4/4 ビュー名は英数字を推奨 9 ５ ６ パブリックビューを選択 既定に設定 ７ ８ 種類のチェックを外す @flali_world 48

作成されたビューの確認 @flali_world 49

フォームの編集 表示・非表示 順番の変更 =if([$sheets] >= 50,'true', 'false') リスト フォームの列の表示/非表示を切り替える | Microsoft Docs @flali_world 50

• https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/dev/declarative-customization/list-form-conditional-show-hide

特殊な列: 集計値 数式が利用できます。 =TEXT(buy_date,"yyyy/mm") リストの一般的な数式の例 (microsoft.com) @flali_world 51

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストの一般的な数式の例-d81f5f21-2b4e-45ce-b170-bf7ebf6988b3

ビューは複数設定できます。 よく使うフィルター設定などはビューを設定しておくと便利です。 １ ２ フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する (microsoft.com) @flali_world 52

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/フィルターを使用して-sharepoint-ビューを変更する-3d8efc52-0808-4731-8f9b-3dfaeacea3d4

よく使うビューの設定: 並べ替え よく使います。ただし、大規模なリストになる場合はOFFにする必要がアリマス。 フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する (microsoft.com) 大規模なリストとライブラリを管理する (microsoft.com) @flali_world 53

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/フィルターを使用して-sharepoint-ビューを変更する-3d8efc52-0808-4731-8f9b-3dfaeacea3d4
• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/大規模なリストとライブラリを管理する-b8588dae-9387-48c2-9248-c24122f07c59

よく使うビューの設定: フィルター フィルター処理に利用できる特殊なキーワード [TODAY] と [ME] [TODAY]-30 今日から30日前 [ME] リストを表示している人 フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する (microsoft.com) @flali_world 54

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/フィルターを使用して-sharepoint-ビューを変更する-3d8efc52-0808-4731-8f9b-3dfaeacea3d4

よく使うビューの設定: フィルター 集計は便利。ただし、大規模なリストになる場合はOFFにする必要がアリマス。 フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する (microsoft.com) 大規模なリストとライブラリを管理する (microsoft.com) @flali_world 55

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/フィルターを使用して-sharepoint-ビューを変更する-3d8efc52-0808-4731-8f9b-3dfaeacea3d4
• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/大規模なリストとライブラリを管理する-b8588dae-9387-48c2-9248-c24122f07c59

5,000件問題 Microsoft 365 VIRTUAL MARATHON 2022のこちらのセッションがおススメ！ よく聞く「SharePoint リストの 5,000 件問題」ってなんなの？ - Hirofumi Ota - YouTube スゴク良イ 動画 トテモ オススメ！ @flali_world 56

• https://www.youtube.com/watch?v=08W1Y012P9c

さいごに

ふりかえり サイト ドキュメント ライブラリ カスタム リスト @flali_world 58

月曜日から SharePoint リスト はじめてみようかな @flali_world 59

Thank you !