私のタスク管理遍歴〜面倒くさくない仕組みを探し続けている話〜

自己紹介 • とある地方のごみ処理施設を運営する公共団体 • 元プラント運転オペレーター ⇒ 30代で事務職に配置換え • 事務職になってタスク管理をやり始め、現在も試行錯誤中 とにかく忘れっぽいタイプ。さっき聞いたことも忘れちゃいがち。 そんな私のタスク管理遍歴をお話します。

タスク管理をする目的

目的① 抜け、漏れを防ぐ • 「頼まれたこと」「やらなきゃ」と思ったこと ⇒すぐにメモしないとだいたい忘れる • 頭の中に「やらなきゃいけないこと」が多いと ⇒モヤモヤして気が散る 最初に始めたタスク管理の方法 • タスクが発生したら、すぐ紙にメモする。 • そして一旦忘れる。

目的② 優先順位を整理する だんだん担当する仕事が増えてきて・・・ • 複数の案件を並行して処理することが多くなる ・優先順位や〆切の管理が複雑になる ・別案件の仕事を行ったり来たり ・クリティカルパスを見落として手戻りの発生 • タスクが立て込むと、整理すること自体が面倒になりタスク管理 が崩壊 ⇒ひたすら目の前のタスクを順番に処理するだけの生活。。。

目的③ 後回しを防ぐ 大きなタスクは手を付けにくい • どこから手をつけたらいいか分からない • 結果、後回しにしがち ⇒〆切超過、クォリティ低下 対策：タスクを分解して管理する 例えば 企画書作成 ⇒ 構成だけ作る／データを揃える／説明文作成 ⇒でも手書きのメモだと管理しにくい

目的②と③のための タスク管理ツール探し を始める

タスク管理ツールに求めた条件 • どこでも（会社、自宅、外出先）タスクを登録できること • 会社PC⇒Web版 • 自宅PC⇒デスクトップアプリ • 外出先⇒スマホアプリ • タスクの〆切を管理できる • サブタスクの管理が簡単にできること （項目を並べ替えたり入れ替えたりできること） • リマインド（通知）機能

いろいろ試して辿り着いた 「Todoist」

最後に とはいえ、今でもキャパを超えそうになると タスク管理は普通に崩壊します。 まだまだ、タスク管理は永遠のテーマです。 今日はぜひ、皆さんのタスク管理も教えてください。 ご清聴ありがとうございました！