BacklogWorld運営のBacklogの使い方

JBUG広島#13 〜Re:Re:Re:Boot～ BacklogWorld 運営の Backlog の使い方 @noratorakun 1

アジェンダ ● 1. 自己紹介 ● 2. BacklogWorld とは ● 3. BacklogWorld 運営の Backlog の使い方 ● 4. 個人的に意識していたこと ● 5. BacklogWorld の感想 2

アジェンダ ● 1. 自己紹介 ● 2. BacklogWorld とは ● 3. BacklogWorld 運営の Backlog の使い方 ● 4. 個人的に意識していたこと ● 5. BacklogWorld の感想 3

自己紹介 ● 福岡在住のシステムエンジニア(個人事業主) ● JBUG広島は2回目の参加 ● BacklogWorld 2023 運営 ○ Twitter: @noratorakun スポンサーチームリーダー 兼 Backlog警察 兼 飲食 ● BacklogWorld の運営は3回目(2019, 2020, 2023) 4

アジェンダ ● 1. 自己紹介 ● 2. BacklogWorld とは ● 3. BacklogWorld 運営の Backlog の使い方 ● 4. 個人的に意識していたこと ● 5. BacklogWorld の感想 5

BacklogWorld とは 6

BacklogWorld とは ● BacklogWorldとは、「プロジェクトマネジメントに関わる全ての方のための祭典」とし て開催されるカンファレンスです。 ● BacklogWorld 2023 では、運営委員長兼JBUG広島リーダーの井上さんを中心に夏 頃から準備を進め、オフラインとしては2019年以来4年ぶりの開催となりました。 ● スポンサー14社に協賛いただき、当日の来場者数は141名と盛り上がりました。 7

当日の雰囲気をちょっとだけ紹介します 8

開会式の井上さん (運営委員長) 9

参加者のみなさま 10

スポンサー各社 11

参加者を送迎したトゥクトゥク(夜) 12

それでは本題に戻ります 13

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BacklogWorld 運営の Backlog の使い方 ● BacklogWorld のイベント運営においても Backlog を活用して準備を進めていまし た。 ● 自身が主に担当していたスポンサーとのやり取りとBacklog警察での使い方につい て紹介します。 15

スポンサーとのやり取り ● スポンサー窓口として、各スポンサーとブース出展、スポンサーセッション、ロゴイ メージなどやり取りする ○ スポンサー固有の情報が含まれるため、各社 ごとにプロジェクトを作成していました。 ○ 運営のプロジェクトと合わせてプロジェクトの 数が10個を超えました。 16

スポンサーとのやり取り(課題) ● 1つの目的の課題が複数のプロジェクトに散らばっている ○ 例) スポンサーにロゴデータをもらう ■ 各社(各プロジェクト)ごとに進捗を管理しないといけない。 ■ 他チーム(Webサイト制作チームなど)の運営メンバーに各プロジェクトの状況を確認 してもらうのは大変。 17

スポンサーとのやり取り(やったこと) ● 運営のプロジェクトに取りまとめ用の課題を作成して管理する ○ 各スポンサーのデータ提出状況と受領データへのリンクを、取りまとめ用の課題に記述す ることで、情報を1箇所にまとめる。 ○ 受領データが揃ったタイミングで他チームに連携することで他チームが逐一状況を確認す る必要がない。 18

Backlog警察（PMO） ● Backlog の課題のパトロール ● 未着手、未完了課題の拾い上げ 19

Backlog警察(課題) ● (本業が忙しい、家庭の事情など)様々なバックボーンのメンバーが集まっている中 で一律に同じ量のコミットを期待するのは難しい。 ● でも課題の期限日は着々と迫ってくる。 20

Backlog警察(やったこと) ● 毎週の定例MTGにて期限切れ課題をお知らせする ○ 課題 -> 高度な検索 で 期限日 を条件に設定し、短いURL を発行する ○ 定例MTGにてURLを展開することでゆるく〆切プッシュする 21

Backlog警察(やったこと) ● 期限日の更新を許容する ○ 期限日を絶対のものとせず、変更可能とする ○ 期限切れ課題を見つけたら ■ 課題の内容を確認しコメントにて状況を更新してもらうようにお願いする。 ● ■ 何か困っていることや手伝えることはないかを確認する。 ● ○ 課題を「終わらせる」ではなく、「状況を更新する」ようにお願いする。 場合によっては別のメンバーが巻き取ることができる。 期限日が設定されていない課題は？ ■ 仮でも良いので期限日を設定するようにコメントにて担当者にお願いする。 22

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個人的に意識していたこと ● ● ● お知らせの未読を0にする ○ 自身宛てのお知らせはすべて目を通す。 ○ 「読んだよ。」の意思表示としてスターを付ける。 自身の役割以外のことでも気になったことには口を出す ○ 「最近の更新」を見て、未読(色が付いている部分)にさらっと目を通す。 ○ 気になる課題は開いて内容を確認する。 ○ 気になったら横から口を出す！ 気になった事はひとまず課題を起票する ○ 被っていたら課題を削除すれば良い。 24

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BacklogWorld の感想 ● 大規模なイベント運営にも Backlog が活用できた。 ● やりきった達成感が得られてビールが美味かった。 ● できる人の仕事ぶりを見られて勉強になった。 ● 全国の仲間との繋がりができた。 26

ご清聴ありがとうございました 27